Zowel de Stad als het OCMW zijn toegetreden tot de Vereniging Audio (respectievelijk zitting Gemeenteraad van 29 augustus 2016 en zitting Raad voor Maatschappelijk Welzijn van 24 november 2009).
In zitting van 25 maart 2019 keurden de Gemeenteraad en de Raad voor Maatschappelijk Welzijn het auditcharter van Audio goed. In dit auditcharter (artikel 3) wordt gesteld dat elk deelnemend bestuur een auditcomité opricht. In het kader van de integratie tussen stad en OCMW wordt er 1 gezamenlijk auditcomité voorgesteld.
De oprichting en samenstelling van een gezamenlijk auditcomité voor de Stad en het OCMW kadert in de verdere uitwerking van het organisatiebeheersingssysteem. Het kadert meer bepaald in het verbeteractieplan aan het Jaarverslag 2019 Organisatiebeheersing, zoals ter kennis gebracht van de Gemeenteraad en de Raad voor Maatschappelijk Welzijn van 22 juni 2020 (verbeteractie 704).
Voorgesteld wordt om het Intern Auditcomité op te richten en als volgt samen te stellen:
- interne leden van het politieke niveau: de Burgemeester, de Voorzitter van het Bijzonder Comité voor de Sociale Dienst, de Eerste Schepen, de Schepen van Vrije Tijd
- interne leden van het ambtelijke niveau: de Algemeen directeur, de Adjunct-algemeendirecteur, de Financieel directeur, de Adjunct-financieeldirecteur, de Directeur Organisatieontwikkeling
De volgende deelnemers kunnen steeds ad hoc uitgenodigd worden afhankelijk van de onderwerpen op de agenda: andere ambtenaren, externe deskundigen en auditoren.
Het Intern Auditcomité heeft als opdracht:
- de Gemeenteraad en de Raad voor Maatschappelijk Welzijn bijstaan in de uitvoering van de verantwoordelijkheid voor het bevorderen van goed (deugdzaam) bestuur en een adequaat risicobeheer
- bepalen auditplanning, prioriteiten en auditopdrachten
- toezien op de onafhankelijkheid en de prestaties van Audio
- kennis nemen van gevalideerde eindconclusies
- opvolgen van aanbevelingen van audits
Het Decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017, en latere wijzigingen, artikel 41, 7° en artikel 78, 8°
Het Decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017, en latere wijzigingen, in het bijzonder de artikels 218 en 219 over het bepalen van de wijze waarop de gemeente en het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn de organisatiebeheersing organiseert en door wie het organisatiebeheersingssysteem wordt vastgelegd.
Keurt de oprichting en de samenstelling van het gezamenlijke Intern Auditcomité voor de Stad en het OCMW Oostende als volgt goed:
- interne leden van het politieke niveau: de Burgemeester, de Voorzitter van het Bijzonder Comité voor de Sociale Dienst, de Eerste Schepen, de Schepen van Vrije Tijd
- interne leden van het ambtelijke niveau: de Algemeen directeur, de Adjunct-algemeendirecteur, de Financieel directeur, de Adjunct-financieeldirecteur, de Directeur Organisatieontwikkeling
- ad-hoc-deelnemers : afhankelijk van de onderwerpen op de agenda kunnen andere ambtenaren, externe deskundigen en auditoren steeds ad hoc worden uitgenodigd