Aangezien het Decreet geen aanwijzingen geeft hoe het organisatiebeheersingssysteem praktisch moet worden ontwikkeld, heeft de Stad Oostende zelf een kader ontwikkeld dat werd goedgekeurd door de Gemeenteraad op 25.03.2019. Het kader stelt onze bedoeling duidelijk: onze organisatie voortdurend kwalitatief verder ontwikkelen en beheersen rekening houdend met het uitgewerkte kader.
In voorliggend Rapport ligt de focus op de bestaande beheersmaatregelen die van toepassing zijn sedert 01.01.2019. We geven we niet alleen een stand van zaken over de diverse onderdelen van het kader en de instrumenten die we daarvoor hanteren (terugblik), maar ook welke risico's zich stellen én een plan van aanpak onder de vorm van beheersingsmaatregelen (vooruitblik). Het ultieme doel is efficiëntiewinst en een betere dienstverlening op basis van een beheerste organisatie.
Decreet Lokaal Bestuur van 22.12.2017, inz. de artikelen 217 t/m 220.
Organisatiebeheersing is een geheel van maatregelen dat ervoor zorgt dat er een redelijke zekerheid bestaat dat de doelstellingen zullen worden bereikt. Meer specifiek moet het systeem van organisatiebeheersing ervoor zorgen dat de risico's maximaal onder controle worden gehouden zodat er een relatieve of redelijke zekerheid bestaat dat volgende vijf organisatiedoelen zullen worden bereikt:
1. het bereiken van de doelstellingen van de organisatie;
2. het beschikken over betrouwbare financiële en andere beheersinformatie;
3. het naleven van wetgeving en procedures ('compliance');
4. het efficiënt en economisch gebruik van middelen;
5. de bescherming van activa en het voorkomen van fraude.
De Gemeenteraad neemt kennis van de stand van zaken van de organisatiebeheersing van Stad Oostende conform de decretaal verplichte jaarlijkse rapportering.