De Gemeenteraad stelt subsidereglementen vast voor onder meer het verlenen van subsidies aan verenigingen voor sportmanifestaties, jeugdbeleid, herwaardering wijkfeesten, enz...
In de gemeenteraad van 15 februari 2015 werd er een subsidiereglement goedgekeurd voor het toekennen van subsidies die niet onder een specifiek subsidiereglement vallen. Dit reglement beantwoordt echter niet meer aan de huidige wetgeving overheidsopdrachten en de noden en wensen van zowel de subsidieverkrijger als de Stad.
Omwille van een gewijzigde wetgeving overheidsopdrachten moet het subsidiereglement aangepast worden. Daarnaast worden er een aantal aanpassingen doorgevoerd omwille van praktische redenen.
De Wet van 14 november 1983 betreffende de controle op de toekenning en op de aanwending van sommige toelagen
De Wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten
Koninklijk Besluit plaatsing overheidsopdrachten in de klassieke sectoren van 18 april 2017
Keurt het volgende algemeen subsidiereglement goed voor alle subsidies die niet onder een specifiek subsidiereglement vallen:
Art 1.- Binnen de perken van de goedgekeurde en beschikbare kredieten kan het College van Burgemeester en Schepenen aan verenigingen van welke aard ook, subsidies toekennen.
Art. 2.- Iedere aanvraag voor subsidies moet gebeuren via het formulier “aanvraag voor subsidie” waarvan het College van Burgemeester en Schepenen de tekst goedkeurt.
De toegekende subsidie wordt gekoppeld aan het rijksregisternummer van de aanvrager wanneer dit een natuurlijk persoon is. Wanneer de aanvrager een rechtspersoon is, wordt de subsidie gekoppeld aan het ondernemingsnummer. Dit is nodig voor het opstellen van de fiscale fiches voor toelagen.
Feitelijke verenigingen die niet over een ondernemingsnummer beschikken, geven de nodige identificatiegegevens (naam, rijksregisternummer, telefoonnummer en/of e-mailadres) van de aanvrager van de subsidie. Deze persoon is verantwoordelijk voor het bijhouden van de nodige gegevens in verband met het gebruik van de subsidie. Een subsidie aan een feitelijke vereniging wordt gestort op de bankrekening van de feitelijke vereniging en nooit op een persoonlijke rekening.
Subsidies vanaf 24.790 euro worden enkel toegekend aan rechtspersonen die over een ondernemingsnummer beschikken en een balans en resultatenrekening kunnen voorleggen.
Bij de aanvraag van een subsidie vanaf 24.790 euro moeten naast het standaard aanvraagformulier ook de meest recente balans en rekeningen en een verslag over het beheer en de financiële toestand van de vereniging bijgevoegd worden.
Rechtspersonen die dit niet kunnen voorleggen omdat er nog geen volledig boekjaar werd doorlopen sinds de oprichting, leggen bij de aanvraag een financieel plan voor. De balans en resultatenrekening en een verslag over het beheer en de financiële toestand van de vereniging worden van zodra deze beschikbaar zijn, toegevoegd aan het eerstvolgende stavingsdossier.
Art. 3.- De aanvraag wordt inhoudelijk nagekeken door de behandelende dienst die een voorstel doet aan het College van Burgemeester en Schepenen.
Art. 4.- Het College van Burgemeester en Schepenen beslist in een gemotiveerd besluit over het toekennen van een subsidie. Dit toekenningsbesluit bevat:
Art. 5.- Afhankelijk van de grootte van de toegekende subsidie beslist het College van Burgemeester en Schepenen over de voorwaarden en stavingsstukken:
§1. Subsidies lager dan 1.240 euro kan het College toekennen zonder bijkomende verantwoording te vragen. Bij een vermoeden van misbruik of dat de subsidie niet volledig gebruikt werd, kunnen steeds stavingsstukken worden opgevraagd. Elk mogelijk bewijsstuk komt in aanmerking, behalve een verklaring op eer.
§ 2.- Voor subsidies tussen 1.240 euro en 24.790 euro beslist het College van Burgemeester en Schepenen over de voorwaarden, de voor te leggen stavingsstukken en de termijn waarbinnen deze moeten worden ingediend. Als er geen voorschot wordt gevraagd, wordt het volledige bedrag uitbetaald na controle van de stavingsstukken.
§3.- Voor subsidies vanaf 24.790 euro omvatten de stavingsstukken minstens de balans, de jaarrekening en een verslag over het beheer en de financiële toestand van de vereniging van het boekjaar waarin de subsidie ontvangen en besteed werd. Als uit deze stukken niet duidelijk blijkt waarvoor de subsidie gebruikt werd, moet er ook een financieel verslag bezorgd worden over de inkomsten en uitgaven die specifiek over deze subsidie gaan.
Het College van Burgemeester en Schepenen kan ook beslissen om bijkomende inhoudelijke stavingsstukken te vragen.
Art. 6.- De uitbetaling van elke subsidie kan zonder bijkomende beslissing van het College van Burgemeester en Schepenen uitgevoerd worden conform het budgethouderschap. Hierbij is de aard (exploitatie of investering) en de grootte van het bedrag niet van belang. De behandelende dienst moet controleren of aan de voorwaarden voldaan wordt zoals bepaald door het College van Burgemeester en Schepenen.
De budgethouder heeft altijd de mogelijkheid om een beslissing over het aanvaarden van de stavingsstukken en/of de uitbetaling voor te leggen aan het College van Burgemeester en Schepenen.
Art. 7.-
§1. Uitbetalingsvoorwaarden voor de exploitatiesubsidies:
§2.- Het College van Burgemeester en Schepenen is gemachtigd in de toekenningsbeslissing af te wijken van voormelde uitbetalingsmodaliteiten.
§3.- De aanvrager die een werkingssubsidie vraagt voor reeds gemaakte uitgaven, krijgt het verantwoorde bedrag na een gemotiveerde beslissing van het College van Burgemeester en Schepenen over zowel de toekenning van de subsidie als het aanvaarden van de stavingsstukken. Dit gebeurt volgens het principe van aanvaarde factuur voor het door de Gemeenteraad besliste maximumbedrag.
Art. 8.-
§1.- Voor investeringssubsidies is artikel 2, 1°, c) en artikel 18 van de Wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten van toepassing. In dit geval duidt het College van Burgemeester en Schepenen een technisch bevoegde ambtenaar aan om de werkzaamheden op te volgen en te controleren.
§2.- Investeringssubsidies worden na de gemotiveerde beslissing van het College van Burgemeester en Schepenen tot toekenning van de subsidie als volgt uitbetaald:
§3.- Ingediende en regelmatig bevonden facturen in het kader van een plaatsingsprocedure op basis van artikel 92 van de Wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten en artikel 4§3, 6, 7 en 124 van het Koninklijk Besluit plaatsing overheidsopdrachten in de klassieke sectoren van 18 april 2017 kunnen als verantwoordingsstukken tot uitbetaling worden aanvaard. Deze facturen mogen dateren van voor de beslissing van het College van Burgemeester en Schepenen tot de datum van de toekenning van de investeringssubsidie. Het College van Burgemeester en Schepenen neemt hierover een gemotiveerde beslissing.
§4.- Het College van Burgemeester en Schepenen is gemachtigd in de subsidiebeslissing af te wijken van voormelde uitbetalingsmodaliteiten.
Art. 9. – Voor exploitatiesubsidies is er voor bedragen groter of gelijk aan 8.500 euro een voorafgaand visum van de financieel directeur nodig vooraleer men de verbintenis kan aangaan. Voor investeringssubsidies is er ongeacht het bedrag altijd een voorafgaand visum van de financieel directeur vereist vooraleer men de verbintenis kan aangaan.
Art. 10.- Als een vereniging opeenvolgende subsidies ontvangt waarmee lonen worden uitbetaald en/of de werking wordt ondersteund kan er een eerste terugvorderbaar voorschot van de volgende subsidie toegekend worden vooraleer de nodige stavingsstukken werden ontvangen en/of gecontroleerd.
Art. 11.- Alle stavingsstukken waarvan sprake in dit reglement mogen digitaal ingediend worden.
Art. 12.- Als de begunstigde nalaat de subsidie volledig te verantwoorden of de subsidie blijkt niet gebruikt te zijn voor het specifieke doel waarvoor ze werd toegekend, wordt het gedeelde van de subsidie waarvoor geen stavingsstukken beschikbaar zijn, niet uitbetaald.
Voorschotten die al uitbetaald werden, dienen in dit geval ook teruggevorderd te worden.
Art. 13.- §1.- Met behoud van de toepassing van andere bepalingen die voortvloeien uit een wet, decreet, ordonnantie, reglement of statuut, is het elke ambtenaar, openbare gezagsdrager of andere persoon die belast is met een functie bij het lokaal bestuur, verboden om een subsidie toe te kennen of de aanwending ervan goed te keuren zodra hij daardoor persoonlijk of via een tussenpersoon in een toestand van belangenvermenging zou kunnen terechtkomen.
§2.- Als deze bepalingen niet worden nageleefd, is de beslissing tot toekenning van een subsidie nietig. Eventuele al uitgekeerde bedragen worden teruggevorderd.
Heft het subsidiereglement zoals goedgekeurd in gemeenteraadsbeslissing 2015_GR_00027 van 15 februari 2015 op.