Het schrijven van 30 maart houdende de uitnodiging voor de Jaarvergadering der deelnemers van TMVW ov op 19 juni 2020 om 14.30 uur.
De volgende agenda wordt voorgesteld:
Varia en mededelingen
De stad Oostende is aangesloten bij TMVW ov.
De Gemeenteraad dient zijn goedkeuring te hechten aan de agendapunten van de Algemene Vergadering.
Tijdens een eerder punt in deze Gemeenteraad werd beslist om mevrouw Nathalie Vervaecke aan te duiden als effectieve vertegenwoordiger van de Stad in de algemene vergadering van TMVW ov gedurende deze legislatuur . Mevrouw Sandra Demuynck werd tevens aangeduid als plaatsvervangend vertegenwoordiger.
Het stemgedrag van de vertegenwoordiger van de Stad zal gebaseerd zijn op deze beslissing.
In de nazending van 8 mei 2020 werden de ontbrekende documenten bezorgd, alsook enkele specifieke richtlijnen aangaande de manier van organiseren van deze Algemene Vergadering.
De raad van bestuur van de opdrachthoudende vereniging wenst gebruik te maken van de bepalingen vervat in het Koninklijk Besluit nr. 4 van 9 april 2020 bij ontstentenis van bepalingen terzake in de statuten en de limitatieve uitzonderingsmaatregel voorzien door de Vlaamse Minister van Binnenlandse Zaken gepubliceerd in fine op de website https://lokaalbestuur.vlaanderen.be/nieuws/covid-19-organen-intergemeentelijke-samenwerkingsverbanden-en-verzelfstandigde-entiteiten-update, nl. de schriftelijke procedure.
Daartoe beslist de raad van bestuur dat de vertegenwoordigers (of hun plaatsvervangende vertegenwoordigers) van de deelnemers per stemformulier hun instemming met de agendapunten op geldige wijze schriftelijk kunnen overmaken in functie van het gegeven mandaat door hun gemeenteraad.
Verduidelijking van de organisatie
De Raad van Bestuur stelt aan de (plaatsvervangende) vertegenwoordigers het in bijlage opgenomen stemformulier ter beschikking om in te vullen.
Dit formulier met de nodige handtekening(en) moet de vereniging ten laatste de vijfde dag die de dag van de algemene vergadering voorafgaat (i.c. maandag 15 juni 2020), bereiken om geldig te zijn. De voorzitter kan beslissen later binnengekomen stemformulieren alsnog te laten meetellen.
De Raad van Bestuur besliste dat alle vragen schriftelijk kunnen worden gesteld. Ze dienen de vereniging te bereiken ten laatste de vijfde dag die de dag van de algemene vergadering voorafgaat (i.c. maandag 15 juni 2020). De raad van bestuur zal deze vragen schriftelijk beantwoorden in haar zitting van 18 juni 2020 en maakt de antwoorden per mail over aan de deelnemers te laatste op 19 juni 2020 om 12 u.
DLB deel 3 titel 3
Statuten TMVW ov
Verleent goedkeuring aan onderstaande punten op de agenda van de Jaarvergadering der deelnemers van TMVW ov op 19 juni 2020 en de daarbij behorende documentatie nodig voor het onderzoek van de agendapunten:
Varia en mededelingen
Draagt de aangeduide vertegenwoordiger/plaatsvervangend vertegenwoordiger op om namens het bestuur alle akten en bescheiden met betrekking tot de algemene jaarvergadering van TMVW ov vastgesteld op 19 juni 2020 (of iedere andere datum waarop deze uitgesteld of verdaagd zou worden, met ongewijzigde agenda), te onderschrijven en haar stemgedrag af te stemmen op het in de beslissing van de gemeenteraad van heden bepaalde standpunt met betrekking tot de agendapunten van voormelde algemene vergadering.
Het geleverde stemformulier wordt zodoende ingevuld en tijdig aan de organisatie bezorgd.
Een eensluidend afschrift van deze beslissing wordt bezorgd aan TMVW ov per elektronische post, 20200619AVTMVW@farys.be.