Transparantie en rechtmatigheid zijn belangrijke issues in de AVG-regelgeving. Zo verplicht de AVG ons Bestuur om -als verwerkingsverantwoordelijke- overeenkomsten af te sluiten met de verwerkers waarop wij een beroep doen. Bijgevolg moeten er met iedere externe organisatie die persoonsgegevens verwerkt in opdracht van de Stad, specifieke afspraken gemaakt worden over de omgang met die persoonsgegevens, zoals doel en duur van de verwerking, het soort van gegevens dat wordt verwerkt, de maatregelen, rechten en plichten. De Stad is en blijft immers verantwoordelijk; dus kan ze die verantwoordelijkheid maar beter afdoend regelen. Een voor akkoord ondertekende verwerkingsovereenkomst waarborgt dat onze verwerkers ter zake voldoende garanties en veiligheid bieden.
Het juridisch afgetoetst generiek sjabloon dat voorligt, is gebaseerd op een model van de VVSG dat op zijn beurt conform is aan het model van de Vlaamse overheid. We zullen het als basis hanteren voor alle bestaande overeenkomsten waarvoor nog geen verwerkingsovereenkomst afgesloten is en als standaardmodel bij nieuwe opdrachten (als bijlage bij een bestek in het kader van een overheidsopdracht).
Mochten met bepaalde verwerkers nog meer specifieke afspraken aan de orde zijn, dan kan het Vast Bureau - hiertoe gemachtigd door de Raad voor Maatschappelijk Welzijn - individuele verwerkingsovereenkomsten afsluiten. De passage houdende de identificatie van het OCMW moet desgevallend aangepast worden.
De Raad voor Maatschappelijk Welzijn keurt het generiek sjabloon van verwerkingsovereenkomst goed. Deze overeenkomst regelt de afspraken tussen het OCMW als verwerkingsverantwoordelijke en elke externe organisatie die persoonsgegevens verwerkt in opdracht van het OCMW.
Conform artikel 78 van het Decreet Lokaal Bestuur en Besluit 2019_RMW_00034 (delegatie bevoegdheden Raad voor Maatschappelijk Welzijn naar Vast Bureau) machtigt de Raad voor Maatschappelijk Welzijn het Vast Bureau om de individuele verwerkingsovereenkomsten af te sluiten en aldus de noodzakelijke specifieke afspraken te valideren.