Organisatiebeheersing is een geheel van maatregelen en procedures dat ervoor zorgt dat er een redelijke zekerheid bestaat dat de doelstellingen zullen worden bereikt. Meer specifiek moet het systeem van organisatiebeheersing ervoor zorgen dat de risico's maximaal onder controle worden gehouden zodat er een relatieve of redelijke zekerheid bestaat dat volgende vijf organisatiedoelen zullen worden bereikt:
1. het bereiken van de doelstellingen van de organisatie;
2. het beschikken over betrouwbare financiële en andere beheersinformatie;
3. het naleven van wetgeving en procedures ('compliance');
4. het efficiënt en effectief werken alsook het economisch gebruik van middelen;
5. de bescherming van activa en het voorkomen van fraude.
Als kader voor organisatiebeheersing heeft Stad Oostende gekozen voor het "Traject naar Uitmuntendheid" dat werd goedgekeurd door de Gemeenteraad en Raad voor Maatschappelijk Welzijn op 25 maart 2019. Het kader stelt onze bedoeling duidelijk: onze organisatie voortdurend kwalitatief verder ontwikkelen en beheersen rekening houdend met het uitgewerkte kader.
In voorliggend rapport ligt de focus op het verbeteractieplan organisatiebeheersing dat op 22 juni 2020 met het jaarverslag organisatiebeheersing 2019 een eerste keer ter kennis werd gebracht van de Gemeenteraad en de Raad voor Maatschappelijk Welzijn. Er wordt eerst algemeen toegelicht in welke ontwikkelingsfase van organisatiebeheersing we ons bevinden. Vervolgens wordt ingezoomd op de belangrijkste zaken uit het verbeteractieplan.
Decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017, inz. de artikelen 217 t/m 220.
De Raad voor Maatschappelijk Welzijn neemt kennis van de stand van zaken van de organisatiebeheersing van Stad Oostende conform de decretaal verplichte jaarlijkse rapportering.
In de Raad voor maatschappelijk Welzijn van 25 april 2022 werden de beheersovereenkomst en het financieringsplan via de toetredingsakte van OFP Prolocus, het kaderreglement en het bijzonder pensioenreglement goedgekeurd. Er werd ook kennis genomen van de verklaring inzake de beleggingsmiddelen en de statuten. In deze documenten werden er kleine wijzigingen aangebracht.
Voornaamste wijzigingen:
1. Het kaderreglement:
- Mogelijkheid om een begunstigde (fysieke persoon) van de overlijdensdekking aan te duiden, andere dan de echtgeno(ot)(e) of de wettelijk samenwonende partner, of de kinderen. Dit kan vooral van belang zijn voor alleenstaanden zonder kinderen.
- Het pensioengevend loon tijdens een gelijkgestelde periode is gelijk aan het pensioengevend loon dat men ontving voorafgaand aan de gebeurtenis, en niet een fictief loon op forfaitaire basis2. Bijzonder pensioenreglement
- De mogelijkheid wordt voorzien om de aansluitingsvoorwaarden aan te passen aan de concrete situatie van elk bestuur, bijvoorbeeld wanneer een bestuur een gesloten plan heeft.
- Er wordt verduidelijkt dat het toegekend rendement bepaald wordt op basis van het gecumuleerd maandelijks netto rendement.
- Er wordt een onderscheid gemaakt tussen de minimale rendementsgarantie (een percentage) en het bedrag dat daaruit voortvloeit (en dat desgevallend toegekend wordt aan de individuele rekening van de aangeslotene).3. De beheersovereenkomst
- Verduidelijking dat een aangeslotene die zowel een actieve aangeslotene is (nog in actieve dienst) als een slaper (een aangeslotene die niet langer in actieve dienst is, omwille van vorige tewerkstellingen) maar één keer zal aangerekend worden aan het bestuur
- Verduidelijking van de procedure van ingebrekestelling wanneer een bestuur haar bijdragen niet tijdig betaalt, en aligneren met het bijzonder pensioenreglement
4. Het financieringsplan
- Verduidelijking dat de gemiddelde verschuldigde bijdragevoet voor de bepaling van de RSZ inningspercentages een schatting is. De tabel met de verschuldigde bijdragepercentages werd gecorrigeerd.
- In het overzicht van de opbouw van de verschillende reserves (bijlage 3), werd toegevoegd dat, indien er bij pensionering of overdracht van de reserves een tekort zou zijn ten opzichte van de minimale rendementsgarantie, en de vrije reserves onvoldoende zouden zijn om dit tekort aan te zuiveren, de werkgever een bijkomende bijdrage zal moeten storten. Dit stond reeds beschreven in de tekst van het financieringsplan en in het kaderreglement en bijzonder pensioenreglement, maar stond niet met zoveel woorden in het schema van bijlage 3.
- De prefinanciering bedraagt in principe 5% van de bijdrage gedurende de eerste 5 jaar van deelname aan OFP PROLOCUS. Er werd toegevoegd dat een bestuur ervoor kan opteren om een extra buffer aan te leggen door éénmalig een extra dotatie te doen in de vrije reserve – prefinanciering, bovenop de 5%.5. Verklaring inzake beleggingsbeginselen
- Toevoeging van artikel 4.4. in het algemeen luik in verband met de rapporteringsverplichtingen onder de Sustainable Finance Disclosure Regulation (SFDR). OFP PROLOCUS is op dit ogenblik niet bij machte om te rapporteren over de negatieve impact van beleggingen op duurzaamheidsfactoren, aangezien dit een rapporteringsteam en de inkoop van data zou vereisen, wat het rendement van OFP PROLOCUS gevoelig zou doen dalen.
- Verduidelijking dat het beleggingscomité een adviserend orgaan is, dat geen beslissingen kan nemen.
- Verduidelijking dat het investeringsmandaat voor het Afzonderlijk Kostenvermogen een mandaat is van passief beheer met ESG integratie, in de plaats van een passief ESG mandaat.
- De toegelaten tracking error voor de vermogensbeheerders van het Afzonderlijk Kostenvermogen bedraagt 1,5% in de plaats van 0,5%.
Er wordt kennisgenomen en ingestemd met de wijzigingen van de reglementen vermeld in de nota ivm de finalisatie van de sleuteldocumenten
Het Decreet Lokaal Bestuur,
De Wet van 28 april 2003 betreffende de aanvullende pensioenen en het belastingsstelsel van de pensioenen en van sommige aanvullende voordelen inzake sociale zekerheid.
Het bestuur neemt kennis van en stemt in met de volgende gewijzigde documenten van OFP Prolocus: het Kaderreglement, het Bijzonder pensioenreglement, de Beheersovereenkomst, het Financieringsplan en neemt kennis van de gewijzigde Verklaring inzake beleggingsmiddelen.
Decreet Lokaal Bestuur, artikel 77-78
Huishoudelijk reglement Raad voor Maatschappelijk Welzijn, artikel 38
De heer René Wyffels diende op 14 mei 2022 een verzoekschrift in bij het stadsbestuur van Oostende met volgende vraag:
Welke maatregelen zal de stad Oostende nemen om ons OCMW weer aantrekkelijk te maken voor de aanwerving van nieuw personeel?
Zal het OCMW Oostende op vraag van de cliënten de mogelijkheid creëren en nieuwe of andere maatschappelijke assistent te kunnen verkrijgen?
Herstructurering blijkt nodig, maar op welke manier wil het OCMW de herstructurering uitvoeren zonder dat de cliënten plots slachtoffer worden?
Kan u ons bevestigen, dat er een personeelstekort is ontstaan bij het OCMW deze moeilijk te overwinden is. Welke maatregelen zullen worden genomen?
Op welke manier wil de stad de weerdruk voor het OCMW personeel verlagen? Wij spreken nu reeds van ca. 60 dossiers voor één maatschappelijke assistente in Oostende. In Brugge blijkt dit maar 30 dossiers per maatschappelijke assistent.
Het Vast Bureau heeft volgende repliek voorbereid in haar zitting ????? van 2022:
Welke maatregelen zal de stad Oostende nemen, om ons OCMW weer aantrekkelijker te maken voor de aanwerving van nieuw personeel?
Zal het OCMW Oostende op vraag van de cliënten de mogelijkheid creëren en nieuwe of andere maatschappelijke assistent te kunnen verkrijgen?
Herstructurering blijkt nodig, maar op welke manier wil het OCMW de herstructurering uitvoeren zonder dat de cliënten plots slachtoffer worden?
Kan U ons bevestigen, dat er een personeelstekort is ontstaan bij het OCMW deze moeilijk te overwinden is. Welke maatregelen zullen worden genomen?
Op welke manier wil de stad de weerdruk voor het OCMW personeel verlagen? Wij spreken nu reeds van ca. 60 dossiers voor één maatschappelijke assistente in Oostende. On Brugge blijken dit maar 30 dossiers per maatschappelijke assistente.
Decreet Lokaal Bestuur artikel 77-78
Huishoudelijk Reglement Raad voor Maatschappelijk Welzijn, artikel 38
Neemt kennis van het verzoekschrift van de heer René Wyffels van 14 mei 2022, overeenkomstig artikel 304 § 2 van het Decreet Lokaal Bestuur, over het bestuursorgaan OCMW.
Neemt kennis van de antwoorden voorbereid door het Vast Bureau in haar zitting van ????? 2022, waarvan kopie in bijlage (2022_VB_????):
Welke maatregelen zal de stad Oostende nemen, om ons OCMW weer aantrekkelijker te maken voor de aanwerving van nieuw personeel?
Zal het OCMW Oostende op vraag van de cliënten de mogelijkheid creëren en nieuwe of andere maatschappelijke assistent te kunnen verkrijgen?
Herstructurering blijkt nodig, maar op welke manier wil het OCMW de herstructurering uitvoeren zonder dat de cliënten plots slachtoffer worden?
Kan U ons bevestigen, dat er een personeelstekort is ontstaan bij het OCMW deze moeilijk te overwinden is. Welke maatregelen zullen worden genomen.
Op welke manier wil de stad de weerdruk voor het OCMW personeel verlagen? Wij spreken nu reeds van ca. 60 dossiers voor één maatschappelijke assistente in Oostende. On Brugge blijken dit maar 30 dossiers per maatschappelijke assistente.
Keurt de voorbereide repliek door het Vast Bureau goed en belast het Vast Bureau om de heer René Wyffels hiervan op de hoogte te brengen.