2022_GR_00030 - Concessie voor de exploitatie van het sportcomplex gelegen te Oostende, Koninginnelaan 83 - Onderhandelingsprocedure met voorafgaande bekendmaking - Goedkeuring

Art. 41, 2de lid, 11° van het decreet lokaal bestuur

Op 28 juni 2021 stemde de Gemeenteraad in met het bestek, de toewijzingscriteria – en procedure en het ontwerp van concessieovereenkomst (bestek Sportcomplex 2021).

De bekendmaking van het bestek vond plaats op 7 juli 2021. Twee kandidaten dienden een offerte in waarvan één als substantieel onregelmatig werd verklaard door het College van Burgemeester en Schepenen van 15 oktober 2021.

Met de andere kandidaat werden onderhandelingen gevoerd waardoor het oorspronkelijk aanbod nog kon worden verbeterd, zodat de jaarlijkse concessieprijs kon worden verhoogd en het investeringsbedrag met € 100.000 kon worden verhoogd.

Door die onderhandelingen vonden er enkele aanpassingen plaats aan de (ontwerp) concessieovereenkomst waarvan de tekst door de gemeenteraad op 28 juni 2021 werd goedgekeurd.

Het College van Burgemeester en Schepenen heeft op 15 oktober 2021 de concessie gegund aan de NV OTC, onder de voorwaarde van goedkeuring van de gewijzigde concessieovereenkomst door de Gemeenteraad.

Ter zitting van 25 oktober 2021 keurde de Gemeenteraad de tekst van de gewijzigde concessieovereenkomst goed. Met zijn beslissing van 14 januari 2022 vernietigde de gouverneur deze beslissing.

De overeenkomst werd nog niet ondertekend namens de Stad Oostende.

Derhalve dient de gemeenteraad opnieuw goedkeuring te verlenen aan de gewijzigde concessieovereenkomst.

Volgende aanpassingen werden aan het ontwerp doorgevoerd ingevolge de onderhandelingen.

- 1.  In artikel 2 wordt een voetnoot bijgevoegd onder § 4. De toegelaten activiteiten worden verduidelijkt als: ' alle activiteiten die verband houden met (bestaande of nieuwe racket -en balsporten) en activiteiten die ondersteunend zijn, zoals fitness-, coördinatie-, balvaardigheid-, en lenigheidtrainingen en opleidingen’. Deze toevoeging komt de duidelijkheid van de overeenkomst ten goede.

- 2. Duurtijd van de concessieovereenkomst: De inschrijver doet het voorstel om de jaarlijkse concessieprijs te verhogen en de investeringsverplichting te verhogen met 2 bijkomende -all weather tennisbanen- mits de totale concessieduur kan worden verlengd tot 30 jaar.

Na onderhandeling met de leidend ambtenaar wordt een akkoord bereikt om de totale termijn te verlengen tot 25 jaar (10 + 15). De bijkomende investering kan versneld worden afgeschreven, terwijl de inschrijver op dit investeringsbedrag dan nog een redelijk verantwoord rendement behoudt, zelfs wanneer de jaarlijkse geïndexeerde concessie-prijs wordt verhoogd tot € 37.500 (aanvangsprijs) en 80% (i.p.v. 75%) van de investeringen worden uitgevoerd binnen de eerste 10 jaar van de overeenkomst. De inschrijver stemt toe, zodat de concessieovereenkomst in artikel 3 § 1 in die zin wordt aangepast.

De concessieduur) werd vastgesteld aan de hand van het financieel plan en aan het investeringsplan. De duur werd na onderhandeling bepaald op 15 jaar verlenging, na verhoging van de concessieprijs tot € 37.500 per jaar en na verhoging van de investeringsbedrag met € 100.000, waardoor de totale geraamde investering op € 1.902803 komt. Dit betekent dat na de periode van 10 jaar, aanvang nemend op 1 januari 2023 en van rechtswege eindigend op 31 december 2032, er een mogelijkheid bestaat tot verlening tot 31 december 2047 onder voorwaarde dat de Stad heeft vastgesteld dat minstens 80 % van het investeringsplan binnen de in het plan voorziene periode werd gerealiseerd en de concessieovereenkomst voor het overige in de voorbije periode stipt werd uitgevoerd.

Uit voorgaande blijkt eveneens dat de uiteindelijke concessieduur (mits het voldoen aan de voorwaarden voor verlenging) werd bepaald aan de hand van de termijn noodzakelijk om de gemaakte investeringen met redelijk rendement erop terug te verdienen.

- 3. Artikel 3 §3 van de concessieovereenkomst wordt aangevuld met de bepaling dat de Stad verbindt er zich toe binnen de maand na ontvangst van de aanvraag tot verlenging deconcessionaris op de hoogte te brengen van haar instemming dan wel van haar gemotiveerde weigering. Indien de Stad niet tijdig reageert wordt zij geacht met de verlening in te stemmen.

Deze bepaling wordt ingevoerd om bij een eventuele vraag tot verlenging, snel duidelijkheid te krijgen omtrent deze verlenging. In geval de verlenging niet wordt aangevraagd dan wel wordt geweigerd, zal er desgevallend een nieuwe oproep dienen te worden geplaatst voor een nieuwe concessie, terwijl het best mogelijk is dat de bestaande concessiehouder de eventuele weigering door de Stad zou betwisten. Teneinde te voorzien in voldoende tijd teneinde een opeenvolgende en volgende overgang naar een nieuwe concessie mogelijk te maken worden deze termijnen strikt bepaald. In het verleden is gebleken dat de opvolging bij concessies soms problematisch kan verlopen en heel wat tijd in beslag kan nemen bij betwisting door de kandidaat concessiehouders.

Indien – voor het geval de Stad er niet in zou slagen – binnen de maand na te gaan om te controleren of alle voorwaarden zijn voldaan om de verlening toe te staan, zal zij dit ten gepaste tijde meedelen aan de concessionaris met verzoek tot redelijke verlenging van deze termijn. Indien deze verlening niet zou worden toegestaan, kan de Stad de verlenging steeds weigeren. Het mag evenwel in alle redelijkheid worden aangenomen dat de concessionaris bij een verzoek tot verlenging van de concessie onmiddellijk alle stavingstukken zal toevoegen waaruit zijn gedane investeringen blijken en de goede uitvoering van de overeenkomst. De korte termijnen verlenen niet alleen voor de Stad bijkomende zekerheid op een vlotte overgang maar ook voor de concessionaris zelf. Het is billijk en gepast dat zowel de Stad als de concessionaris op korte termijn zekerheid verkrijgen over de eventuele verlenging, gelet op het belang van deze concessie voor de Stad.

- 4. artikel 3 §4 van de concessieovereenkomst wordt aangepast in die zin dat indien de ter beschikking stelling in hoofde van de Stad door de Koninklijke Schenking om redenen buiten de wil van de concessiegever wordt stopgezet, de concessienemer recht heeft op een schadevergoeding ten belope van de boekhoudkundige restwaarde van de reeds uitgevoerde investeringen, onder aftrek van eventuele vergoedingen die hij door de Koninklijke Schenking of andere instanties zou verkrijgen.

Deze bepaling wordt ingevoerd om zekerheid te hebben dat de voorziene investeringen kunnen worden uitgevoerd en in het bijzonder om deze extern te financieren, hetgeen zonder deze zekerheid zeer moeilijk is. Het is een billijke regeling, te meer de kans dat de Koninklijke Schenking de ter beschikkingstelling aan de Stad Oostende beëindigd, eerder als theoretisch kan worden omschreven.

Deze gebeurlijke schadevergoeding zal worden begroot aan de hand van de boekhoudkundige restwaarde van de effectief uitgevoerde investeringen onder aftrek van de sommen (vergoeding) die de concessionaris zou ontvangen van de Koninklijke Schenking of enige andere instantie. De modelovereenkomst wordt in die zin in aangepast.

5. -artikel 3 § 6 wordt gewijzigd in die zin dat in geval de concessionaris niet zou voldoen aan de verbintenissen van de concessieovereenkomst, er eerst een ingebrekestelling dient te geschieden met het opleggen van een redelijke hersteltermijn, vooraleer de Stad de overeenkomst kan verbreken.

Deze aanpassing past in het licht van de geldende rechtspraak, vooraleer men een contract kan verbreken dient men eerst in gebreke te stellen en een hersteltermijn te verlenen. In de praktijk gebeurt dit nu ook. Het zou getuigen van weinig zorgvuldigheid om onmiddellijk bij de eerste vaststelling van een inbreuk op de overeenkomst onmiddellijk deze te verbreken. Deze aanpassing omvat eigenlijk een verbetering van de oorspronkelijke tekst en verleent duidelijkheid.

6. artikel 6: Aan artikel 6 wordt bijgevoegd: ‘Evenwel zal het stedelijke aandeel in de verhoging van de onroerende voorheffing ingevolge de uitvoering van de in het investeringsplan vernoemde investeringen en werken, niet worden doorgerekend aan de concessionaris.’

Door de vele investeringswerken zal de onroerende voorheffing wellicht worden aangepast; zodat voor de concessiehouder de situatie ontstaat dat hoe meer hij investeert, hoe meer hij aan onroerende voorheffing zal moeten betalen (die ten zijnen laste is) en dit voor iets waarvan hij geen eigenaar wordt. De Stad heeft belang bij deze investeringen. In het licht hiervan is het billijk dat de overeenkomst wordt aangepast in die zin dat het bijkomend deel van de OV dat de Stad toekomt niet zal worden doorgerekend. Deze techniek wordt eveneens in andere concessieovereenkomsten met de Stad toegepast (cfr. Casinoconcessie).

Samenvattend kan worden gesteld dat na de onderhandelingen een evenwichtiger en nauwkeuriger (meer rechtszekere) concessieovereenkomst kon worden aangenomen, waarbij wederzijds toegevingen werden gedaan.

De overeenkomst biedt enerzijds zekerheid op een verhoogde concessieprijs, nog aanzienlijker investeringen en een goed beheer van de tennisclub, en anderzijds een toestand voor de concessiehouder die hem toelaat zijn verbintenissen ten volle uit te voeren.

Daarenboven werd in de overeenkomst de jaarlijkse concessieprijs vastgesteld op € 37.500. De verbintenis van de concessionaris om minstens 80 % van de investeringen uit te voeren zoals deze zijn voorzien in het bijgevoegd investeringsplan werd opgenomen in de concessieovereenkomst (volgens de modelovereenkomst bedroeg deze verplichting slechts 75 %).

Na intrekking door de gouverneur van de beslissing van gemeenteraad 25 oktober 2021, kan de gewijzigde concessieovereenkomst (die hetzelfde blijft als deze die werd goedgekeurd door de gemeenteraad van 25 oktober 2021 – de wijzigingen hebben betrekking op de bij het bestek gevoegde ontwerp overeenkomst), opnieuw worden goedgekeurd, zodat deze Concessieovereenkomst voor het Sportcomplex gelegen te Oostende, Koninginnelaan 83 als volgt zal  luiden:

"CONCESSIEOVEREENKOMST VOOR HET SPORTCOMPLEX GELEGEN TE OOSTENDE, KONINGINNELAAN

Tussen de Stad Oostende, waarvan de kantoren zijn gevestigd in het stadhuis te 8400 Oostende, Vindictivelaan 1, alhier vertegenwoordigd door de heer Wouter De Vriendt, voorzitter van de gemeenteraad en mevrouw Siegelinde Lacoere, algemeen directeur, handelend in uitvoering van een besluit van de gemeenteraad van 25 oktober 2021,

hierna genoemd "de Stad" ;

enerzijds

en de NV Ostend Tennis Club, met zetel te 8400 Oostende, Koninginnelaan 83, met ondernemingsnummer KBO 0405.279.064, alhier vertegenwoordigd door de NV 4B FAMINVEST, met zetel te 8400 Oostende, Nieuwpoortsesteenweg 799, (KBO nr. 0476.178.938, hier handelend en vertegenwoordigd door haar vaste vertegenwoordiger de Heer Manu Beuselinck,

hierna genoemd "de concessionaris",

anderzijds,

is het volgende overeengekomen :

ARTIKEL 1 VOORWERP

§1. De stad verleent de concessionaris onder de hiernavolgende voorwaarden, die door hem worden aanvaard, de concessie voor het sportcomplex gelegen te 8400 Oostende, Koninginnelaan 83, bestaande uit een clubhuis met tennisterreinen en ruimte voor padelterreinen, en alle aan- en bijhorigheden, kadastraal gekend te Oostende, onder de 3de afdeling, sectie C, nummers 319 F, G, K, N en deel van nummer 319 P.

§2. Het clubhuis omvat:

- op de kelderverdieping: 3 opslagkelders, bierkelder, vestiaire voor het personeel, aparte sanitaire

ruimte voor dames en heren, kelderruimte voor de verwarmingsinstallatie.

- op de benedenverdieping: 2 terrassen, bar, kantoorruimte, secretariaat, directieruimte

- op de eerste verdieping: 2 kleedkamers, voor dames en heren, 2 doucheruimtes, 2 balkons, gaanderij,

hall;

- op de tweede verdieping: keuken, aparte kamer, toiletruimte.

§3. De plannen waarop het in concessie gegeven gedeelte in rode omranding wordt aangeduid, worden als bijlage bij deze overeenkomst gevoegd om integraal deel uit te maken van deze overeenkomst.

§4. De concessionaris aanvaardt het hem in concessie gegeven goed in de toestand waarin het zich bevindt. Voorafgaand aan het sluiten van onderhavige overeenkomst wordt een tegensprekelijke plaatsbeschrijving opgemaakt door de bevoegde dienst van de stad (dienst Onderhoud en Beheer van Gebouwen), die als bijlage deel zal uitmaken van onderhavige overeenkomst.

§5. De concessiehouder verbindt er zich toe de in het bij deze overeenkomst gevoegde investeringsplan uit te voeren binnen de door hen vooropgezette termijn, rekeninghoudende met de continuïteit van de exploitatie.

Na elke fase in de uitvoering van het investeringsplan, zal de concessiehouder de Stad hiervan op de hoogte stellen met beschrijving van de uitgevoerde werken.

Het investeringsplan dat met de concessieovereenkomst wordt aanvaard doet geen afbreuk aan andere administratieve of contractuele verplichtingen die de uitvoering van de renovatie- en moderniseringswerken tot gevolg hebben.

§6. De concessionaris zal het goed aan het einde van de concessie, met inbegrip van de gerenoveerde en gemoderniseerde delen, onvergolden in goede staat aan de Stad ter beschikking stellen.

Voor de vaststelling van eventuele schade wordt aan het einde van de overeenkomst opnieuw een tegensprekelijke plaatsbeschrijving opgemaakt door de bevoegde dienst van de stad.

ARTIKEL 2 BESTEMMING

§1. De in concessie gegeven infrastructuur is uitsluitend bestemd voor:

a) activiteiten die verband houden met de beoefening van de tennis- en padelsport en activiteiten die in dit kader ingericht worden[1];

b) een ontspannings- en cafetariaruimte, ingericht en geëxploiteerd overeenkomstig de wettelijke voorschriften en politieverordeningen.

§2. Het clubhuis draagt de naam ‘Ostend Tennis en Padel Club’ en is erkend als officiële tennis- en padelclub met standing, vereist voor een eersterangsbadstad als Oostende.

§3. De exploitatie van het sportcomplex moet volledig beantwoorden aan de vereisten van een standingvolle exploitatie die bijdraagt aan de uitstraling van een eersterangsbadstad zoals Oostende.

§4. Het is de concessionaris enkel en alleen toegestaan om de infrastructuur voor een ander doeleinde te gebruiken indien volledig aan het brandpreventieverslag van de Brandweer wordt voldaan en indien hij voor elke activiteit de schriftelijke toestemming heeft verkregen van de stad. Dergelijke activiteiten moet de concessionaris minstens zes weken op voorhand schriftelijk aanvragen bij de stad. De vaststelling van gebruik van de in concessie gegeven ruimtes zonder deze toestemming wordt aanzien als een tekortkoming conform artikel 3 § 4 van onderhavige overeenkomst.

 _{[1] Hiermee wordt bedoeld: ‘alle activiteiten die verband houden met (bestaande of nieuwe racket -en balsporten) en activiteiten die ondersteunend zijn, zoals fitness-, coördinatie-, balvaardigheid-, en lenigheidtrainingen en opleidingen’.}

ARTIKEL 3 DUUR

§1. De stad verleent de concessie voor een periode van 10 jaar, aanvang nemend op 1 januari 2023 en van rechtswege eindigend op 31 december 2032, met een mogelijkheid tot verlenging tot 31 december 2047 onder voorwaarde dat de Stad heeft vastgesteld dat minstens 80 % van het investeringsplan binnen de in het plan voorziene periode werd gerealiseerd en de concessieovereenkomst voor het overige in de voorbije periode stipt werd uitgevoerd.

§2. Zij kan niet stilzwijgend worden verlengd.

§3. De concessionaris kan via een aangetekend schrijven ten vroegste achttien maanden en ten laatste vijftien maanden voor de einddatum van de concessieovereenkomst een aanvraag indienen om de concessieperiode te verlengen voor een periode zoals bepaald onder § 1 van dit artikel.

De stad verbindt er zich toe binnen de maand na ontvangst van de aanvraag tot verlenging de concessionaris op de hoogte te brengen van haar instemming dan wel van haar gemotiveerde weigering. Indien de Stad niet heeft gereageerd bij ter post aangetekende brief na de periode van één maand na ontvangst van de aanvraag tot verlenging, wordt de Stad geacht in te stemmen met de verlenging.  

§4. De stad kan de overeenkomst onmiddellijk vroegtijdig beëindigen, zonder dat een recht op schadevergoeding in hoofde van de concessionaris zou ontstaan, indien de concessiegever:

- een inbreuk pleegt op één van de voorwaarden van de overeenkomst;

- zich in een procedure van gerechtelijk reorganisatie bevindt;

- zonder de stad voorafgaandelijk op de hoogte te hebben gebracht, de exploitatie zonder aanvaardbare reden, 3 maanden niet uitoefent;

- indien de terbeschikkingstelling in hoofde van de stad door de Koninklijke Schenking om redenen

buiten de wil van de concessiegever wordt stopgezet, in welk geval de Stad de niet afgeschreven effectief uitgevoerde investeringen, uitgevoerd overeenkomstig het bijgevoegd investeringsplan, tegen de boekhoudkundige restwaarde zal vergoeden, onder aftrek van de vergoeding dat de concessionaris hiervoor verkrijgt van de Koninklijke Schenking of enig andere instantie.

- indien het noodzakelijk wordt de grond, waarvan de Belgische Staat eigenaar is, te gebruiken om een andere reden van openbaar nut.

§5. Alle in de loop van onderhavige overeenkomst bijgebouwde onroerende goederen waarvoor goedkeuring van de Koninklijke Schenking en van de stad werd verkregen, worden eigendom van de Belgische Staat, zonder dat de concessionaris aanspraak zal kunnen maken op enige vergoeding of schadeloosstelling.

§6. In geval de concessionaris niet voldoet aan haar verplichtingen opgelegd bij onderhavige overeenkomst, wordt de concessionaris onverwijld in gebreke gesteld door de Stad met opgave van een correctietermijn waarbinnen de tekortkoming binnen een redelijke termijn dient te worden hersteld of verholpen.

Indien de tekortkoming niet binnen de door de Stad gestelde termijn wordt verholpen of hersteld, heeft de stad recht op verbreking van de overeenkomst met schadevergoeding.

De tekortkomingen of nalatigheden zullen door middel van proces-verbaal vastgesteld worden door het College van Burgemeester en Schepenen, en ter beraadslaging aan de Gemeenteraad worden voorgelegd, die al dan niet zijn akkoord zal betuigen om de verbreking uit te spreken.

ARTIKEL 4 VERGOEDING

§1. De concessionaris betaalt de stad vanaf de inwerkingtreding van onderhavige overeenkomst jaarlijks een concessievergoeding van € 37.500 euro, ongeacht de inkomsten van de concessionaris.

§2. De concessieprijs wordt jaarlijks op de verjaardag van onderhavige overeenkomst aangepast aan de stijging van de index van de consumptieprijzen volgens volgende formule:

basisconcessieprijs x nieuwe index

aanvangsindex

De nieuwe index is de index van de consumptieprijzen van de maand voorafgaand aan de maand van de aanpassing van de concessieprijs.

De aanvangsindex is de index van de consumptieprijzen van de maand november 2022.

§ 3. De geïndexeerde concessieprijs moet worden betaald door overschrijving op rekening BE23 0960 1242 3091 van de stad Oostende – dienst Financiën.

De betalingen worden voor het betreffende kalenderjaar als volgt verricht:

- De helft van de geïndexeerde concessieprijs uiterlijk op 1 januari;

- De andere helft van de geïndexeerde concessieprijs uiterlijk op 1 juli.

Bij de betaling dient telkens de gestructureerde mededeling te worden gebruikt die op de factuur van de Stad vermeld staat.

§4. Indien het concessiegeld niet vereffend is op de hoger vermelde vervaldagen worden van rechtswege en zonder aanmaning de wettelijke intresten aangerekend, vermeerderd met drie procent. De intrest wordt per maand berekend.

ARTIKEL 5 WAARBORG

§1. Als waarborg voor de goede uitvoering van zijn verplichtingen moet de concessionaris bij de ondertekening van de overeenkomst een zekerheid stellen van € 37.500, in casu de jaarlijkse concessieprijs, door een onherroepelijke waarborg bij een door de stad aanvaarde financiële instelling die hierbij afstand moet doen van alle voorrecht van schuldsplitsing en uitwinning.

§ 2. Bij het niet-nakomen van één of meer verplichtingen die de concessionaris bij deze overeenkomst zijn opgelegd, kan de stad, binnen dertig dagen na de formele ingebrekestelling, deze zekerheid tot het beloop ervan aanspreken bij een eenvoudige per post aangetekende brief, zonder dat hierbij aan de financiële instelling enige rechtvaardiging moet worden gegeven.

§ 3. De stad kan het bedrag van de zekerheid verhogen indien de concessie wordt herzien en opgetrokken, alsook bij indexering van het concessiegeld.

§ 4. Indien de zekerheid door de stad wordt aangesproken is de concessionaris verplicht ze onmiddellijk opnieuw tot het oorspronkelijke bedrag aan te vullen.

§ 4. De zekerheid wordt vrijgesteld uiterlijk zes maanden na het einde van de concessie, nadat de stad heeft vastgesteld dat uit de conform artikel 1 § 4-5 op te maken plaatsbeschrijving, blijkt dat er geen schade moet worden vergoed, alsook indien vastgesteld wordt dat de concessionaris aan al zijn contractuele en wettelijke (sociale en fiscale) verplichtingen voldaan heeft.

ARTIKEL 6 ALGEMENE KOSTEN EN BELASTINGEN

§1. De concessionaris neemt alle contracten met de distributiemaatschappijen voor water, gas, elektriciteit, verwarming, internet, telefoon, internetaansluiting ... op zijn naam en voor zijn rekening.

§ 2. Alle huidige en toekomstige belastingen en heffingen, inclusief de onroerende voorheffing en opcentiemen, alsook retributies en rechten die betrekking hebben op het beschreven goed, alsook diegene gekoppeld aan de uitbating van het sportcomplex, onder andere de billijke vergoeding en auteursrechten, zijn voor rekening van de concessionaris.

Evenwel zal het stedelijke aandeel in de verhoging van de onroerende voorheffing ingevolge de uitvoering van de in het investeringsplan vernoemde investeringen en werken, niet worden doorgerekend aan de concessionaris en ten laste blijven van de Stad.

§ 3. Indien de betaling van de belastingen, de rechten en de retributies niet volgt binnen de voorgeschreven termijn, worden van rechtswege en zonder aanmaning de wettelijke intresten aangerekend.

ARTIKEL 7 ONDERHOUD EN HERSTELLINGEN

§1. De concessionaris moet het in concessie verkregen goed in goede staat onderhouden en als een goede huisvader gebruiken, zonder de aard of de bestemming ervan te veranderen.

§2. De concessionaris moet het clubhuis meubileren, stofferen, van decoratie voorzien en met bedrijfsmateriaal uitrusten, beantwoordend aan de standing van de exploitatie en bestemming in kwestie.

§ 3. Onverminderd de werken voorzien in het goedgekeurd investeringsplan, zullen alle herstellingen van welke aard ook, zowel de huurdersherstellingen, grove herstellingen als de herstellingen die door overmacht of sleet noodzakelijk zijn, ten laste zijn van de concessionaris, die ze onmiddellijk en op zijn kosten zal uitvoeren. De concessionaris is niet gehouden grove herstellingen uit te voeren die verband houden met de stabiliteit en/of de fundering van het gebouw, noch met de staat van de riolering.

§ 4. Indien de concessionaris de onderhouds- en herstellingswerken, waartoe hij verplicht is, niet uitvoert, heeft het College van Burgemeester en Schepenen het recht, na ingebrekestelling en hersteltermijn zoals bedoeld in artikel 3 §6 van deze overeenkomst, op verslag van de bevoegde stedelijke dienst, de werken zelf te laten uitvoeren op kosten van de concessionaris. De bedragen worden door de stad teruggevorderd op vertoon van de desbetreffende rekeningen.

ARTIKEL 8 CLUBHUIS

§1. Het is de concessionaris verboden, zonder voorafgaande toestemming van het College van Burgemeester en Schepenen, de bestemming van het clubhuis met cafetaria te veranderen.

§2. De exploitatie moet op een onberispelijke wijze gebeuren, een eersterangsinrichting waardig.

§3. De cafetaria van het clubhuis dient opengesteld te worden gedurende de periode en tijdens de uren van de beschikbaarheid van de tennis- en padelterreinen zoals vermeld in artikel 9.

ARTIKEL 9 SPORTTERREINEN

§1. De concessionaris zal de buitensportterreinen ieder jaar openstellen minstens gedurende de periode van 1 april tot 30 september. De faciliteiten moeten voor de liefhebbers toegankelijk gesteld worden vanaf 9u. ’s morgens tot 22u. ’s avonds.

§2. De spelers zijn verplicht de vereiste speciale sportschoenen te dragen om de sportterreinen niet te beschadigen.

§3. De concessionaris is verplicht de sportinfrastructuur in volkomen staat van onderhoud en reinheid te houden. Daarvoor zal zij alle nodig geachte onderhouds- en alle grote en kleine herstellingswerken moeten uitvoeren. De concessionaris dient daarnaast in te staan voor het uitrustingsmateriaal en materieel van de sportterreinen.

§4. De concessionaris is verantwoordelijk voor alle schade die door de spelers aan de sportterreinen werd toegebracht.

§5. De concessionaris is verplicht minstens tweejaarlijks een tornooi voor 'Enkel Heren Reeks 1' en een tornooi voor 'Enkel Dames Reeks 1' te organiseren en tornooi voor de hoogste reeks Padel erkend door de VZW Tennis Vlaanderen.

ARTIKEL 10 VERANDERINGSWERKEN

§1. Het is de concessionaris verboden het in concessie verkregen goed zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de stad te veranderen of te verbouwen of nieuwe gebouwen daarop te laten oprichten, met uitzondering van deze voorzien in het goedgekeurde investeringsplan.

§2. Daarnaast dient de concessionaris voor alle plannen van uit te voeren werken goedkeuring te bekomen van de Koninklijke Schenking.

§3. Elke verbouwing uitgevoerd zonder de toestemming van de stad en de Koninklijke Schenking wordt van rechtswege en zonder vergoeding eigendom van de Koninklijke Schenking, die vrij blijft ze te behouden of te doen verwijderen voor rekening van de concessionaris, zowel in de loop van als bij het einde van de concessie. Verbouwingen waarvoor van de stad en de Koninklijke Schenking toestemming werd verkregen, moeten bij het beëindigen van de overeenkomst niet in de oorspronkelijke staat worden hersteld, tenzij anders bepaald.

ARTIKEL 11 PUBLICITEIT

§1. Het is de concessionaris verboden publiciteit van welke aard en onder welke vorm ook aan te

brengen op de buitenmuren van het complex, zodat dit voor iedereen zichtbaar is.

§2. Alle in overtreding aangebrachte publiciteit zal door de concessionaris onmiddellijk worden verwijderd. Indien de concessionaris in gebreke blijft, zal de onrechtmatig geplaatste publiciteit ambtshalve door de stadsdiensten worden weggenomen en dit op kosten van de concessionaris.

§3. Er mag evenwel publiciteit worden aangebracht langsheen de tennis- en padelterreinen, op de binnenmuren van het clubhuis en de cafetaria, zolang er geen beschadigingen veroorzaakt worden aan het goed en zolang deze publiciteit enkel voor de bezoekers zichtbaar is.

§4. De concessionaris moet er over waken dat er niet aan overdreven publiciteit wordt gedaan en dat de publiciteit op zo’n wijze wordt aangebracht dat het een eersterangsinrichting waardig is.

ARTIKEL 12 ONDERVERHURING EN OVERDRACHT

Het is de concessionaris verboden de in concessie gegeven infrastructuur onder te verhuren of de exploitatie ervan geheel of gedeeltelijk over te dragen aan derde personen, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van het College van Burgemeester en Schepenen.

ARTIKEL 13 VERZEKERINGEN

§1. De concessionaris is gehouden gedurende de volledige looptijd van onderhavige overeenkomst het gehele sportcomplex, inclusief het meubilair, materieel en bijhorigheden, te verzekeren bij een erkende verzekeringsmaatschappij tegen:

- brand, storm, hagel, sneeuw- en ijsdruk;

- waterschade en overstromingen;

- verhaal van geburen.

§2. De concessionaris moet de stad vrijwaren van de voormelde risico's, net als voor de geschillen die daaruit zouden voortvloeien. Alle polissen moeten daarenboven een verklaring bevatten van de verzekeringsmaatschappij, waarbij die bevestigt:

a) dat ze afziet van alle verhaal tegenover de stad ;

b) dat ze de stad onmiddellijk verwittigt in geval van schorsing, wijziging of vernietiging van de polis of van niet-betaling van de premie.

§3. Binnen een periode van dertig dagen na het afsluiten van de vermelde verzekeringen bezorgt de concessionaris een kopie van de polissen aan de stad. De concessionaris moet eveneens een kopie van elke eventuele gewijzigde polis binnen dertig dagen na het afsluiten van de gewijzigde polis bezorgen aan de stad.

§4. De concessionaris is verplicht alle gewone maatregelen te treffen die schade aan het in concessie gegeven goed kunnen voorkomen, zoals het aanbrengen van bescherming aan de waterleiding tegen vorst. De concessionaris moet alle schade aan het goed en toebehoren onmiddellijk op degelijke wijze herstellen of vergoeden. Dit houdt zowel de schade in veroorzaakt door eigen toedoen of door derden (met uitzondering van oproer en staking), alsmede de schade die haar oorzaak vindt in abnormaal gebruik.

§5. De concessionaris blijft verantwoordelijk voor alle geschillen met derden die kunnen rijzen in geval van hoger vermelde polissen, alsook in geval van brand. De concessionaris zal de stad integraal vrijwaren voor de hoofdsom, intresten en kosten.

ARTIKEL 14 PERSONEEL

§1. De algemene basis voor de lonen en de algemene arbeidsvoorwaarden, zoals bepaald in de collectieve overeenkomsten, opgesteld door de bevoegde nationale paritaire comités en meer in het bijzonder wat betreft de arbeidsduur en supplementaire prestaties, zijn van toepassing op het personeel van de exploitatie, zelfs indien de collectieve overeenkomsten niet werden verplichtend gesteld bij Koninklijk Besluit.

§2. De teksten van de collectieve overeenkomsten die op de exploitatie van toepassing zijn, worden door de concessionaris ter beschikking gesteld van alle belanghebbenden.

§3. De concessionaris is verplicht haar personeel bijlonen en vergoedingen te betalen tegen de wettelijke prijs zoals die is vastgesteld bij wettekst of door collectieve overeenkomsten gesloten door de bevoegde nationale, gewestelijke of lokale paritaire comités of door bedrijfscomités.

§4. Om de stad toe te laten de nodige controles uit te oefenen, maakt de concessionaris, alvorens de exploitatie aan te vatten, het volledige adres bekend waar op eenvoudig verzoek de hierna genoemde documenten ter beschikking worden gesteld:

a) de individuele loonstaten volgens het door de sociale wetgeving voorgeschreven model, van ieder op de exploitatie werkend personeelslid;

b) de periodieke aangifte door de vergunninghouder aan de bevoegde dienst van de sociale zekerheid.

§5. Voor haar inwendige dienst dient de concessionaris de Nederlandse taal te hanteren. In relatie met derden moet zij de wettelijke voorschriften op het gebruik van talen in bestuurszaken naleven. Dit geldt onder andere voor lidkaarten, affiches en dergelijke. Het is haar niettemin toegestaan in ondergeschikte orde en om redenen van toeristisch belang andere talen te gebruiken.

ARTIKEL 15 ALGEMENE BEPALINGEN

§1. De stad mag altijd en zonder vooraf te verwittigen het goed op zijn werking en onderhoud inspecteren.

§2. De concessionaris, indien dit een rechtspersoon betreft, bezorgt de stad een kopie van haar statuten en latere wijzigingen, ten laatste acht dagen na publicatie in het Belgisch Staatsblad.

§3. De concessionaris bezorgt de stad eveneens een exemplaar van haar reglement van inwendige orde, evenals elke wijziging hieraan, binnen de acht dagen na de goedkeuring.

§4. De concessionaris bezorgt tot slot aan de stad de samenstelling van haar (raad van) bestuur, evenals elke wijziging, binnen de acht dagen na de wijziging.

§5. De concessionaris dient zich als uitbater van een hinderlijke inrichting te houden aan een beperking van de geluidshinder.

§6. Partijen komen uitdrukkelijke overeen dat onderhavige overeenkomst geen handelshuurovereenkomst betreft.

ARTIKEL 16 VERBINTENISSEN VAN DE CONCESSIONARIS

§1. De concessionaris staat toe dat de stad zes buitenterreinen kosteloos gebruikt gedurende twee dagen per jaar en activiteiten die gerelateerd zijn met de stadsdiensten.

Hiertoe dient de stad, bij gewone brief en ten minste drie maanden op voorhand de concessionaris in persoon van haar voorzitter aan te schrijven.

§2. De concessionaris neemt de verplichting op zich jaarlijks deel te nemen aan ‘Schoolsport basisonderwijs’ en ‘Schoolsport middelbaar onderwijs’, dit indien tennis en/of padel georganiseerd wordt.

ARTIKEL 17 ONVOORZIENE GEVALLEN EN GESCHILLEN

§1. Voor elk geval dat niet voorzien wordt in onderhavige overeenkomst is de concessionaris gehouden zich te gedragen naar de besluiten van het College van Burgemeester en Schepenen.

§2. Alle geschillen in verband met deze exploitatie die niet door minnelijke schikking kunnen worden geregeld, worden beslecht door de rechtbanken bevoegd voor het grondgebied van Oostende overeenkomstig het Belgisch recht.

ARTIKEL 18 BODEMSANERINGS –EN BESCHERMINGSDECREET

De stad bevestigt dat zij de concessionaris in kennis heeft gesteld van de inhoud van de afgeleverde bodemattesten inzake de perceelnummers 319 F, G, N, K en P, uitgereikt door de Openbare Afvalstoffenmaatschappij van het Vlaamse Gewest (OVAM) overeenkomstig artikel 101 van het decreet betreffende de bodemsanering en bodembescherming van 27 oktober 2006. Een kopie van de voormelde bodemattesten worden als bijlage aan deze overeenkomst gehecht en zullen er integraal deel van uitmaken.

ARTIKEL 19 REGISTRATIE EN WOONSTKEUZE

§1. Alle kosten, zegel- en registratierechten met betrekking tot deze overeenkomst, zijn voor rekening van de concessionaris. Hij moet de overeenkomst laten registreren op zijn kosten.

§ 2. Voor de uitvoering van de overeenkomst kiest :

• de stad haar woonplaats ten stadhuize te 8400 Oostende, Vindictivelaan 1 en;

• de concessionaris in zijn woonplaats/zetel.

In drievoud opgemaakt in Oostende op …………………………. 2021.

Iedere partij ontvangt een ondertekend, geparafeerd en geregistreerd exemplaar van de overeenkomst.

Het derde exemplaar is bestemd voor het kantoor Rechtszekerheid.

Bijlagen:

1. plancontour concessie

2. bodemattest

3. investeringsplan OTC"

Art. 293 van het decreet lokaal bestuur.

Omzendbrief KB/ABB 2019/3 over de transacties van onroerende goederen door lokale en provinciale besturen en door besturen van de erkende erediensten.

Wet van 17 juni 2016 betreffende de concessieovereenkomsten (in zoverre van toepassing)