2022_GR_00358 - Jeugd - 't Bosjoenk - Huishoudelijk reglement zaalverhuur - Goedkeuring

Reeds meer dan 30 jaar is het domein van Polyvalente zaal 't Bosjoenk voor veel organisaties en verenigingen een vaste stek om jaarlijks een activiteit of evenement te organiseren. Om deze sporadische verhuur op een efficiënte en vlotte manier te organiseren, is er een huishoudelijk reglement dat de voorwaarden vastlegt. De dienst Jeugd staat in voor de praktische opvolging van deze voorwaarden. 

Voorgesteld wordt om een nieuw huishoudelijk reglement aan te nemen, hoofdzakelijk in functie van vereenvoudigde en transparantere dagvergoedingen:

• Er wordt per categorie één dagvergoedingstarief vastgelegd om interpretatie rond achtergrond- of live muziek bij de aanvraag te vermijden. Billijke vergoeding (in functie van de polyvalente zaal) is steeds inbegrepen in de dagvergoeding;
  De dagvergoeding werd gelijkgesteld met dagvergoeding van zaal 4 (barzaal) Duin en Zee. Beide zijn vergelijkbaar naar gebruik, faciliteiten en grootte.  
• Er wordt geen specifiek tarief meer voorzien voor middaglunch. De zaal wordt in het nieuw voorstel de ganse dag voor de gebruiker gereserveerd om discussie rond duur van het gebruik en het achterlaten van materiaal voor of na de lunch te vermijden. In het verleden werd vaak nog materiaal achtergelaten of gebruik gemaakt van de toiletten, terwijl deze soms al voor andere gebruikers voorzien waren op dat moment.
• Vaste gebruikers (met gebruiksovereenkomst binnen domein van 't Bosjoenk) betalen van 01 januari 2023 hetzelfde tarief als het Oostendse jeugdwerk. Hierdoor heeft elke vereniging (vaste gebruiker of niet) dezelfde voorwaarden om de polyvalante zaal te gebruiken. Het gebruik van het buitenterrein door vaste gebruikers in functie van de reguliere werking en zonder vaste bezetting kan blijvend gratis en zonder aanvraag.
• Aansluitend gebruik geeft een halvering van de dagvergoeding vanaf de 2de dag.
• Er wordt geen voorrang meer gegeven volgens categorie (in dalende volgorde volgens categorie). Deze regel werd in praktijk al vele jaren niet toegepast, gezien dit toegezegde gebruikers, die reeds engagementen aangegaan zijn, in moeilijkheden zou kunnen brengen.

Het huidige Huishoudelijk Reglement zaalverhuur Duin en Zee, goedgekeurd op 25 april 2022, werd als basis gebruikt om eenvormige regels in functie van zaalverhuur te voorzien voor de gebruikers. 

Er wordt voorgesteld om het nieuwe reglement in werking te laten treden vanaf 1 januari 2023. Aanvragen ingediend voorafgaand aan deze datum zouden eveneens vallen onder het nieuwe reglement, met uitzondering van de oude tarieven die blijven gelden voor deze oude aanvragen in de overgangsfase (zie overgangsbepaling art. 19 van het nieuwe reglement).

Gemeenteraadsbesluit 30 van 29 augustus 2014 houdende de aanpassing huishoudelijk reglement van Duin en Zee, 't Bosjoenk, Hangaar 1 en Elysée.