Organisatiebeheersing is een geheel van maatregelen en procedures dat ervoor zorgt dat er een redelijke zekerheid bestaat dat de doelstellingen zullen worden bereikt. Meer specifiek moet het systeem van organisatiebeheersing ervoor zorgen dat de risico's maximaal onder controle worden gehouden zodat er een relatieve of redelijke zekerheid bestaat dat volgende vijf organisatiedoelen zullen worden bereikt:
1. het bereiken van de doelstellingen van de organisatie;
2. het beschikken over betrouwbare financiële en andere beheersinformatie;
3. het naleven van wetgeving en procedures;
4. het efficiënt en effectief werken alsook het economisch gebruik van middelen;
5. de bescherming van activa en het voorkomen van fraude.
Als kader voor organisatiebeheersing heeft Stad Oostende gekozen voor het "Traject naar Uitmuntendheid" dat werd goedgekeurd door de Gemeenteraad en Raad voor Maatschappelijk Welzijn op 25 maart 2019. Het kader stelt onze bedoeling duidelijk: onze organisatie voortdurend kwalitatief verder ontwikkelen en beheersen rekening houdend met het uitgewerkte kader.
In voorliggend rapport ligt de focus op het verbeteractieplan organisatiebeheersing dat op 22 juni 2020 met het jaarverslag organisatiebeheersing 2019 een eerste keer ter kennis werd gebracht van de Gemeenteraad en de Raad voor Maatschappelijk Welzijn. Er wordt eerst algemeen toegelicht in welke ontwikkelingsfase van organisatiebeheersing we ons bevinden. Vervolgens wordt ingezoomd op de belangrijkste zaken uit het verbeteractieplan.
Decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017, inz. de artikelen 217 t/m 220.
De Raad voor Maatschappelijk Welzijn neemt kennis van de stand van zaken van de organisatiebeheersing van Stad Oostende conform de decretaal verplichte jaarlijkse rapportering.
Op 30 januari 2023 keurde de Raad voor Maatschappelijk Welzijn de statutenwijziging van de AV Henri Serruysziekenhuis goed. Bij Ministerieel Besluit van 8 mei 2023 werden de wijzigingen die de autonome verzorgingsinstelling Henri Serruysziekenhuis in haar statuten heeft aangebracht op de algemene vergadering van 30 januari 2023 goedgekeurd.
Artikel 27 §2 van de statuten stelt dat de Raad van Bestuur is samengesteld uit de voorzitter en de ondervoorzitter, zoals aangeduid door de Algemene Vergadering conform artikel 13, §2 van deze statuten, en zes afgevaardigden, ook bestuurders genoemd, van het OCMW Oostende. Op heden zijn er in totaal 7 afgevaardigden, ook bestuurders genoemd. Er dient dus nog één bestuurder te worden aangeduid.
Er wordt voorgesteld om mevrouw Siegelinde Lacoere voor te dragen.
Artikel 27 Statuten AV Henri Serruysziekenhuis
Keurt de voordracht van mevrouw Siegelinde Lacoere als bestuurder voor de Raad van Bestuur van de AV Henri Serruysziekenhuis goed.
OCMW Oostende is aangesloten bij Poolstok.
Er dient een vaste vertegenwoordiger aangeduid te worden in de Algemene Vergadering.
Er wordt voorgesteld om de Algemeen directeur aan te stellen als vaste vertegenwoordiger in de Algemene Vergadering van Poolstok.
Als plaatsvervangers worden de Adjunct-algemeendirecteur en de directeur Personeel voorgesteld.
-
Keurt de aanstelling goed van de Algemeen directeur van de Stad als vaste vertegenwoordiger in de Algemene Vergadering van Poolstok.
Keurt de aanstelling goed van de Adjunct-algemeendirecteur en de directeur Personeel als plaatsvervangers in de Algemene Vergadering van Poolstok.
De e-mail houdende het verslag van de Algemene Vergadering van Audio van 26 mei 2023.
Conform artikel 20 van de statuten zijn de afgevaardigden van de deelgenoten verantwoordelijk voor kennisgeving van het verslag van de algemene vergadering aan de gemeenteraad, de raad voor maatschappelijk welzijn of het hoogste bestuursorgaan van de publieke rechtspersoon die geen gemeente of OCMW is of het hoogste bestuursorgaan van de private rechtspersoon zonder winstoogmerk.
Audio verzoekt dan ook uitdrukkelijk om het verslag ter kennisgeving voor te leggen aan de Raad.
art. 20 statuten Audio
Neemt kennis van het verslagen van de Algemene Vergadering van Audio van 26 mei 2023.
De e-mail houdende de Jaarrekening 2022 van Audio.
Op 26 mei stelde de algemene vergadering Audio de jaarrekening 2022 vast zonder opmerkingen.
Artikel 485 van het decreet over het lokaal bestuur (DLB) stelt dat de bepalingen van deel 2, titel 7, inzake het bestuurlijk toezicht van toepassing zijn op de welzijnsvereniging.
Conform artikel 490 paragraaf 2 van het DLB, wordt de jaarrekening bezorgd, samen met de toelichting en een kopie van het desbetreffende besluit van de Algemene Vergadering van Audio.
De Raad kan binnen vijftig dagen na verzending zijn opmerkingen ter kennis brengen van de provinciegouverneur.
In dat geval wordt ook Audio van deze opmerkingen op de hoogte gebracht.
Het is uiteindelijk de gouverneur die de jaarrekening Audio goedkeurt, mits deze juist en volledig is, en een waar en getrouw beeld geeft.
artikel 485 DLB
artikel 490 DLB
Neemt kennis van de Jaarrekening 2022 van Audio en heeft geen opmerkingen daaromtrent.
De e-mail houdende de vraag om de toetreding van negen lokale besturen als nieuwe leden van de vereniging Audio formeel goed te keuren.
De algemene vergadering van 26 mei 2023 nam kennis van de beslissing inzake toetreding van negen lokale besturen als nieuwe leden van de vereniging Audio.
Dit betreffen OCMW Landen, AGB Landen, gemeente Hove, OCMW Hove, gemeente Herent, OCMW Herent, gemeente Kruibeke, OCMW Kruibeke en AGB Kruibeke.
De vereniging Audio verzoekt om deze toetredingen formeel goed te keuren teneinde aan alle juridisch-administratieve verplichtingen te voldoen.
Art. 482, tweede lid, van het decreet over het lokaal bestuur
Keurt de toetreding van OCMW Landen, AGB Landen, gemeente Hove, OCMW Hove, gemeente Herent, OCMW Herent, gemeente Kruibeke, OCMW Kruibeke en AGB Kruibeke tot de vereniging Audio formeel goed.
Voor de goede werking van de organisatie kunnen een aantal bevoegdheden worden toevertrouwd aan het vast bureau.
Het Decreet Lokaal Bestuur (verder DLB genoemd) heeft in artikel 77, 1ste lid de volheid van bevoegdheid voor de aangelegenheden die aan het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn (verder OCMW genoemd) door of krachtens de wet of het decreet zijn toevertrouwd, toegekend aan de raad voor maatschappelijk welzijn (verder de raad genoemd).
De raad stelt conform artikel 78, 2de lid, 9° vast wat onder het begrip ‘dagelijks bestuur’ moet worden verstaan.
Het DLB voorziet de mogelijkheid om een aantal bevoegdheden te delegeren naar het vast bureau. Met zijn besluit 2019_RMW_00034 verleende de raad in zitting van 24 juni 2019 goedkeuring aan het reglement inzake delegatie van bevoegdheden van de raad voor maatschappelijk welzijn naar het vast bureau.
Voor de goede werking van de organisatie is het wenselijk om de bevoegdheden die worden toevertrouwd aan het vast bureau aan te passen. Een en ander in het kader van de wijziging van overheidsopdrachten werd via parlementaire vraag en antwoord opgehelderd. Wanneer wijzigingen van een overheidsopdracht zich bevinden in de uitvoeringsfase ervan, dan vallen deze wijzigingen onder de uitvoering van overheidsopdrachten en bijgevolg onder de bevoegdheid van het vast bureau, zoals bepaald in artikel 84, §3, 4°. Dit houdt in dat de bevoegdheid tot het beslissen over wijzigingen voorzien in de artikelen 37 en 38 van het Koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten (verder KB Uitvoering genoemd), zoals daar onder andere zijn de aanvullende opdrachten, onvoorzienbare uitbreidingen en verlengingen aan het vast bureau toekomt. Herhalingsopdrachten vallen hier echter niet onder. Naar analogie met de wijzigingen opgenomen in artikelen 37 en 38 van het KB Uitvoering is het wenselijk om het vaststellen van de plaatsingsprocedure en het vaststellen van de voorwaarden voor overheidsopdrachten, alsook het aangaan van samenwerkingsovereenkomsten aangaande deze overheidsopdrachten, wanneer het gaat om herhalingsopdrachten, waarvoor de uitgaven voorzien zijn in het exploitatiebudget of het investeringsbudget van het OCMW, ongeacht het bedrag te delegeren naar het vast bureau.
Decreet lokaal bestuur
Personeelsaangelegenheden:
De raad voor maatschappelijk welzijn beslist om volgende bevoegdheden met betrekking tot personeelsaangelegenheden aan het vast bureau te delegeren:
• goedkeuren van reglementen over personeelsaangelegenheden
• vaststellen van de rechtspositieregeling
• vaststellen van de personeelsformatie
• vaststellen wat onder het begrip 'dagelijks personeelsbeheer' valt
• aangaan van dadingen met personeelsleden met betrekking tot de beëindiging van hun aanstelling.Organogram:
De raad voor maatschappelijk welzijn beslist om de volledige bevoegdheid met betrekking tot het vaststellen van het organogram zoals bepaald in art. 161 van het DLB te delegeren aan het vast bureau.
Dagelijks bestuur:
De raad voor maatschappelijk welzijn beslist om de volgende bevoegdheden met betrekking tot het dagelijks bestuur zoals bepaald in art. 78 van het DLB te delegeren aan het vast bureau:
1. Alle beheersdaden zonder financiële impact die niet expliciet zijn voorbehouden aan de bevoegdheid van de raad voor maatschappelijk welzijn.
2. Alle beheersdaden met financiële impact, andere dan overheidsopdrachten, waarvoor de kredieten voorzien zijn in het exploitatiebudget en het OCMW niet langer binden dan de periode van het meerjarenplan.
3. Het goedkeuren van de voorwaarden waaronder leningen, voorzien in de financiële nota van het meerjarenplan, worden geplaatst en het aangaan van leningen.
4. Het beleggen van kapitaal voor een periode van meer dan een jaar.
5. Het toekennen van toelagen waarvoor de uitgaven voorzien zijn in het meerjarenplan, rekening houdend met de daarop betrekking hebbende reglementen.
6. Het vaststellen van de plaatsingsprocedure en het vaststellen van de voorwaarden voor overheidsopdrachten, alsook het aangaan van samenwerkingsovereenkomsten aangaande deze overheidsopdrachten, waarvoor de uitgaven voorzien zijn in het exploitatiebudget van het OCMW, ongeacht het bedrag.
7. Het vaststellen van de plaatsingsprocedure en het vaststellen van de voorwaarden van overheidsopdrachten alsook het aangaan van samenwerkingsovereenkomsten inzake deze overheidsopdrachten, waarvoor uitgaven voorzien zijn in het investeringsbudget van het OCMW, voor zover het totale bedrag van de goed te keuren uitgave lager is dan het bedrag waarvoor een onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking kan worden gevoerd overeenkomstig het KB van 18 april 2017 inzake de plaatsing van overheidsopdrachten in de klassieke sectoren.
8. Het vaststellen van de plaatsingsprocedure en het vaststellen van de voorwaarden voor overheidsopdrachten, alsook het aangaan van samenwerkingsovereenkomsten aangaande deze overheidsopdrachten, wanneer het gaat om herhalingsopdrachten, waarvoor de uitgaven voorzien zijn in het exploitatiebudget of het investeringsbudget van het OCMW, ongeacht het bedrag.
9. De bevoegdheid om de nodige maatregelen te nemen en in een uitgave te voorzien wanneer het geringste uitstel onbetwistbare schade zou veroorzaken. De uitgave moet door dwingende en onvoorziene omstandigheden vereist zijn.
10. Beheersdaden met betrekking tot beheersovereenkomsten of samenwerkingsovereenkomsten die niet vallen onder art 196, 234 en 247 van het DLB. Het betreft onder meer overeenkomsten voor de organisatie van activiteiten, evenementen, projecten, zowel met particulieren als met andere overheden, voor zover de verbintenis niet wordt aangegaan voor meer dan 1 jaar, eventueel verlengbaar.
Patrimoniumverrichtingen:
Op grond van art 78 en 84 van het DLB is de raad voor maatschappelijk welzijn bevoegd voor de daden van beschikking, terwijl het vast bureau bevoegd is voor daden van beheer.
Worden beschouwd als daden ven beschikking: aankopen en verkopen, vestiging van zakelijke rechten, overeenkomsten met betrekking tot huur, verhuur, concessies voor meer dan 9 jaar. Concessies, huren en verhuren voor minder dan 9 jaar worden beschouwd als daden van beheer.
Dit besluit treedt in werking onmiddellijk na de goedkeuring.
Heft zijn besluit 2019_RMW_00034 van 24 juni 2019, houdende de goedkeuring van het reglement inzake delegatie van bevoegdheden van de raad voor maatschappelijk welzijn naar het Vast Bureau op.
Op 13 juli 2000 werd een akte verleden waarbij door de Stad aan het OCMW een recht van erfpacht werd toegekend respectievelijk een gebruiksrecht werd verleend betreffende het onroerend goed gelegen Thomas Van Loostraat 31 - hoek Jacob Besagestraat in Oostende (zie akte 13 juli 2000 in bijlage).
Een deel van het gebouw werd indertijd door het OCMW ingericht als buurthuis 't Hoekje voor de Vuurtorenwijk.
Op vandaag wordt het pand niet langer gebruikt als buurthuis. Er werd met OC 'De Ballon' in de Mansveldstraat een nieuw buurthuis opgericht. Ook de andere ruimtes die in gebruik werden gegeven bij deze akte worden niet langer aangewend in kader van de werking van het OCMW.
Gezien het gebouw op vandaag door het OCMW niet langer aangewend wordt, en het pand niet geschikt is om dienstverlening van een lokaal bestuur in te organiseren volgens de huidige geldende normen, wordt voorgesteld de voornoemde erfpacht alsook het gebruiksrecht tussen de Stad en het OCMW te beëindigen, met het oog op de openbare verkoop van het goed door de Stad in een volgende fase.
In het Meerjarenplan van de Stad werden voor de komende jaren inkomsten uit het vervreemden van onroerende goederen ingeschreven. De verkoop zal in de toekomst ter goedkeuring aan de Gemeenteraad worden voorgelegd.
Aan de Raad voor Maatschappelijk Welzijn wordt gevraagd in te stemmen om de bestaande erfpacht alsook het gebruiksrecht te beëindigen overeenkomstig onderhavig besluit. Aan de Gemeenteraad wordt eenzelfde dossier ter goedkeuring voorgelegd.
Akte van 13 juli 2000 tot het verlenen van een recht van erfpacht en het verlenen van een gebruiksrecht
Beëindigt in onderling overleg met de Stad vroegtijdig het recht van erfpacht, ingevolge de akte die op 13 juli 2000 werd verleden, betreffende het onroerend goed gelegen Thomas Van Loostraat 31 in Oostende, bij het Kadaster gekend in de 2de afdeling, sectie D als nummer 0642 G 005, met een oppervlakte van 92 m².
Beëindigt in onderling overleg met de Stad vroegtijdig het gebruiksrecht dat, ingevolge de akte die op 13 juli 2000 is verleden, werd verleend voor gedeeltes van het pand gelegen aan de Thomas Van Loostraat 31 in Oostende, thans bij het Kadaster gekend in de 2de afdeling, sectie D als nummers 0642 H 005, 0642 L 005 en 0642 K 005, met totale oppervlakte volgens het Kadaster van 123 m², omvattende:
- de volledige kelderverdieping met een tweetal opslagruimtes en een trapzaal ;
- een deel van de gelijkvloerse verdieping bestaande uit een polyvalente gelagzaal met ingang op de hoek, een sas, een bureau, een keuken en twee sanitaire ruimtes die van de gelagzaal zijn afgescheiden door een gang.
De overige bepalingen opgenomen in de akte van 13 juli 2000 m.b.t. het pand Timmermansstraat 1, blijven onverminderd van kracht.
Keurt de tekst in bijlage "ontwerp akte" goed.
Het Vast Bureau wordt belast met het vaststellen van de secundaire modaliteiten.
OCMW Oostende wenst een samenwerking aan te gaan met de Dienstverlenende Vereniging Westhoek (Foodsavers Westhoek) en Food Act 13 (Foodsavers regio Zuid West Vlaanderen) waarbij de vennootschap Dreamland geretourneerd speelgoed schenkt aan de drie partners, dewelke deze dan verder verdelen. Het sociale economie bedrijf Interwest haalt hiertoe tweewekelijks tussen de 4 tot 8 paletten geretourneerd speelgoed op in het depot van Halle met hun vrachtwagen. Dit speelgoed wordt door leerwerknemers van Interwest gesorteerd en getest.
Het project ‘Foodsavers Regio Middenkust’ heeft als doel de toegang tot kwaliteitsvolle voedselhulp en het bijhorend ondersteuningsaanbod te optimaliseren en efficiënt te organiseren. OCMW Oostende (Foodsavers regio Middenkust) stapt hiertoe mee in het project en staat in voor de verdeling van het speelgoed in de regio Middenkust aan de betrokken lokale besturen. De betrokken lokale besturen verdelen het speelgoed nadien aan armoedeorganisaties die kwetsbare kinderen bereiken. Voor de verdeling van het speelgoed worden extra kosten gemaakt in het project Foodsavers regio Middenkust. Dit zijn de gemaakte logistieke kosten voor het ophalen en verdelen van het speelgoed. Deze onkosten zullen evenredig verdeeld worden over de verschillende afnemers.
/
Keurt de samenwerkingsovereenkomst in bijlage goed.
Belast het Vast Bureau met de secundaire uitvoeringsmodaliteiten
OCMW Oostende is akkoord gegaan met een samenwerking met de Dienstverlenende Vereniging Westhoek, het OCMW Oostende en Food Act 13 waarbij de vennootschap Dreamland geretourneerd speelgoed schenkt aan de drie partners, dewelke deze dan verder verdelen.
Het project ‘Foodsavers Regio Middenkust’ heeft als doel de toegang tot kwaliteitsvolle voedselhulp en het bijhorend ondersteuningsaanbod te optimaliseren en efficiënt te organiseren. OCMW Oostende (Foodsavers regio Middenkust) stapt hiertoe mee in het project en staat in voor de verdeling van het speelgoed in de regio Middenkust aan de betrokken lokale besturen. De betrokken lokale besturen verdelen het speelgoed nadien aan armoedeorganisaties die kwetsbare kinderen bereiken. Voor de verdeling van het speelgoed worden extra kosten gemaakt in het project Foodsavers regio Middenkust. Dit zijn de gemaakte logistieke kosten voor het ophalen en verdelen van het speelgoed. Deze onkosten zullen evenredig verdeeld worden over de verschillende afnemers.
De logistieke kosten voor verdeling van speelgoed aan interne stadsdiensten worden gedragen door OCMW Oostende. OCMW Oostende (project Foodsavers regio Middenkust) zal voor elk geschonken stuk speelgoed aan de betrokken lokale besturen een handelingskost aanrekenen op basis van de categorie speelgoed:
1 euro klein speelgoed
5 euro Middel speelgoed
10 euro Groot speelgoed
20 euro Exclusief speelgoed
Prijzen en categorieën werden goedgekeurd door alle betrokken partijen.
Voorstellen van manieren voor inzet van het speelgoed:
• Periodieke gelegenheidsacties (Sinterklaas, Pasen, Kerst, …)
• Verjaardagskast in huis van het kind of bij pleegzorg (De Brem & De Bolle)
• Ruilhoekje aanvullen
• Fietsbib
• Speel – o – theek
Tussen ‘OCMW Oostende’ en ‘het betrokken lokaal bestuur’ werd eerder een samenwerkingsovereenkomst ondertekend met betrekking tot het project ‘Foodsavers Regio Middenkust’.
In de hoofdovereenkomst werden de modaliteiten van de samenwerking tussen partijen in dit project vastgelegd
2022_VB_00693
Keurt de samenwerkingsovereenkomst in bijlage goed
Belast het Vast Bureau met de secundaire uitvoeringsmodaliteiten, waaronder het goedkeuren van de individuele samenwerkingsovereenkomsten.