2025_GR_00354 - Participatie - Reglement - Goedkeuring

In de huidige fase werd uitsluitend gefocust op de elementen uit het huishoudelijk reglement van de Gemeenteraad die verband houden met participatie. Het participatiereglement zal in een volgende fase verder worden vormgegeven aan de hand van de concrete toepassing en doorontwikkeling van verschillende participatietools, zoals bewonersvergaderingen, wijkprikkels, panels, ... Na implementatie en evaluatie van deze trajecten zullen ze mee opgenomen worden in een volgende versie van het participatiereglement. De verdere uitwerking van het participatiereglement gebeurt in overleg met een stuurgroep bestaande uit interne stadsdiensten en een klankbordgroep van externe actoren. 

In het participatiereglement zijn de grootste veranderingen: 

• Optimalisatie van de gemengde commissie: De Gemeenteraad gaf in haar zitting van 23 juni 2025 reeds een principieel akkoord voor de opstart van het traject rond de optimalisatie van de gemengde commissies. Dit voorstel van optimalisatie beoogt het versterken van het participatieve karakter en het mandaat van deze structuren door in te zetten op inhoudelijke dialoog met burgers, ervaringsdeskundigen en verenigingen via nieuwe overlegvormen en een flexibele, themagerichte aanpak, met als doel de gemengde commissies om te vormen tot krachtige participatie-instrumenten. Voor elke adviesorgaan werd een voorstel van samenstelling opgemaakt. 

  • Raad voor Preventie en Criminaliteit – Opheffing

  Motivatie: De betrokken dienst werkt reeds via bestaande en efficiënte netwerken (bv. rond drugsbeleid en uitgaansbeleid). Een aparte raad biedt hier weinig meerwaarde. In een afzonderlijk besluit van de Gemeenteraad in zitting van 22 september 2025 wordt deze raad opgeheven.

  • Landbouwraad – omvorming tot klankbordgroep

  Motivatie: Er wordt een klankbordgroep opgericht om de landbouwers van de Stad Oostende actief te betrekken bij het beleid. Ze krijgen de kans om signalen en noden uit het veld te bespreken en beleidsadvies te formuleren. De agenda wordt samen met de dienst Omgevingsbeleid en Strategische Coördinatie opgesteld en is gebaseerd op wederzijdse input en overleg.

  • Milieu- en Natuurraad (incl. Klimaat) – omvorming tot klankbordgroep

  Motivatie: De raad wordt uitgebreid met het thema klimaat en fungeert als klankbordgroep voor verenigingen, geëngageerde burgers en experts. De groep bespreekt beleidsplannen (zoals het warmte-, adaptatie- en mitigatieplan) en denkt mee over oplossingen. Input kan ook door de leden zelf ingebracht worden, wat zorgt voor tweerichtingsverkeer. In overleg kan een verdere opdeling per domein worden uitgewerkt.

  • Stedelijke Adviesraad Lokaal Overleg Kinderopvang – omvorming tot adviesraad

  Motivatie: Het Lokaal Overleg Kinderopvang (LOK) is een decretale adviesraad die een breed lokaal netwerk samenbrengt rond kinderopvang. De raad vervult zowel een        signaalfunctie als verplichte adviestaken, met een evenwichtige vertegenwoordiging van ouders, organisatoren, scholen, jeugdwerk en de lokale overheid

  • Commissie Digitalisering – Opheffing

  Motivatie: Er bestaat reeds een functionerend stakeholdersnetwerk rond digitalisering. Een aparte commissie zou een overlap betekenen. In een afzonderlijk besluit van de Gemeenteraad in zitting van 22 september 2025 wordt deze raad opgeheven.

  • Beheersorgaan Plaatselijke Openbare Bibliotheek – Beheersorgaan met politieke vertegenwoordiging

  Motivatie: Het beheersorgaan behoudt zijn gemengde samenstelling omwille van het Cultuurpact. Het beschikt over een adviserende bevoegdheid ten aanzien van het Stadsbestuur, specifiek met betrekking tot het bibliotheekbeleid en in het bijzonder vanuit het perspectief van de gebruiker. Adviezen kunnen zowel op vraag van de overheid als op eigen initiatief worden geformuleerd. 

  • Beheersorgaan Openluchtcentrum Duin en Zee – Opheffing

  Motivatie: De agenda is zeer beperkt en kan mee opgenomen worden binnen de Jeugdraad. Een apart beheersorgaan is daardoor overbodig. In een afzonderlijk besluit van de Gemeenteraad in zitting van 22 september 2025 wordt deze raad opgeheven.

  • Commissie Jeugd – Opheffing

  Motivatie: De werking en doelstellingen overlappen met die van de Jeugdraad. In een afzonderlijk besluit van de Gemeenteraad in zitting van 22 september 2025 wordt deze raad opgeheven.

  • Commissie Cultuur – Opheffing

  Motivatie: De werking en doelstellingen overlappen met die van de Cultuurraad. In een afzonderlijk besluit van de Gemeenteraad in zitting van 22 september 2025 wordt deze raad opgeheven.

  • Commissie Onroerend Erfgoed – omvorming tot stakeholdersoverleg (A.BE)

  Motivatie: Rond onroerend erfgoed bestaat reeds het stakeholdersnetwerk A.BE. Een gemengde commissie zou weinig meerwaarde bieden. In het bestaande overleg wordt de mogelijkheid bekeken om burgers en adviesorganen te betrekken

Het doel van deze optimalisatie is om deze commissies meer mandaat te geven en het participatieve karakter te versterken, met een sterke focus op constructieve dialoog samen met gebruikers, bewoners en experts. Team Participatie streeft naar structurele participatie waarbij ervaringsdeskundigen de kans krijgen om mee te denken over beleidsbeslissingen alvorens de uitvoering van start is gegaan. Door in te zetten op nieuwe participatievormen zoals raden, klankbordgroepen en stakeholdersoverleggen kan er een methodiek op maat         uitgewerkt worden met een gepaste aanpak per thema of doelgroep.

De focus ligt op inhoudelijke uitwisseling en actieve betrokkenheid van burgers en organisaties. Binnen deze overlegvormen is niet langer politieke vertegenwoordiging van 15 mandaten per orgaan voorzien, maar wel de aanwezigheid van de bevoegde schepen (zonder stemrecht).  Afhankelijk van het onderwerp kunnen ook andere schepenen (zonder stemrecht) worden uitgenodigd. We geloven dat deze werkwijze essentieel is om de vernieuwde commissies het mandaat en de slagkracht te geven om daadwerkelijk als een participatie-instrument te functioneren.

Uitsluitend de adviesraden komen in aanmerking voor een werkingssubsidie, gelet op hun autonoom karakter en hun specifieke opdracht. Zij functioneren onafhankelijk van de stadsdiensten en het politieke bestuur en zijn er juist om adviezen te formuleren. Om deze opdracht op een kwaliteitsvolle manier te kunnen vervullen, beschikken zij over een eigen werkingsbudget. 

• Vragen en voorstellen kunnen voortaan ook digitaal ingediend worden en zijn ontvankelijk vanaf 100 handtekeningen in plaats van 500 handtekeningen, om de participatietool toegankelijker te maken en de koppeling met de gemeenteraad te versterken. De 100 handtekeningen moeten binnen 100 dagen worden verzameld. Een termijn van 100 dagen biedt een duidelijke en afgebakende periode om 100 handtekeningen te verzamelen. Dit zorgt ook voor een snelle opvolging van actuele probleemstellingen. De indieningstermijn wordt verlengd tot 30 dagen voor verzoekschriften en tot 20 dagen voor voorstellen en vragen, zodat de stadsdiensten over voldoende tijd beschikken om een onderbouwd antwoord te formuleren.

• Als bijlage wordt het voorstel van participatiereglement en het voorstel van de samenstelling van de adviesraden, het voorstel van de samenstelling van de klankbordgroepen, het voorstel van de samenstelling van de stakeholdersnetwerk en het voorstel van de samenstelling van het beheersorgaan, die voor de toekomst de gemengde commissies zullen vervangen, toegevoegd. 

Artikel 304 DLB, inzonderheid §1, §2, §3 en §5