2025_GR_00421 - Concessie van openbare dienst inzake aankondigingsborden - Aanvraag tot verlenging - Goedkeuring

De Stad verleende in 2016 aan Akzie! de concessie voor de plaatsing en de exploitatie op het openbaar domein van de Stad van een netwerk van 30 borden (60 zijden) ter aankondiging van evenementen door middel van affiches. Het gaat hierbij uitsluitend om evenementen georganiseerd door het Oostendse socio-culturele netwerk en evenementen van toeristische, culturele, educatieve en sportieve aard. Deze evenementen dienen plaats te vinden op het grondgebied van de Stad.

De eerste contractuele periode van 9 jaar loopt nog tot en met 26 december 2025. 

Overeenkomstig art. 3 §2 van de overeenkomst kan de concessiehouder een aanvraag indienen om de overeenkomst eenmalig te verlengen met 9 jaar, waarbij de voorwaarden van deze overeenkomst kunnen worden herzien na evaluatie door de Stad. De concessiehouder dient de verlenging minstens één jaar voor het verstrijken van de negenjarige periode aan te vragen. De aanvraag gebeurde tijdig op 22 november 2024.

Aansluitend aan deze aanvraag, informeerde Akzie! de dienst Juridische en bestuurszaken via e-mail op 02 december 2024, dat een investering van € 35.000,00 wordt gepland, bestaande uit:

• Verwijderen van de grondplaat aan de zijde met de deur voor het vervangen van de batterij

• Terugplaatsen van 18 onderstellen en zonnepanelen

• Installeren van nieuwe LED-verlichting in de borden

• Plaatsen van een nieuwe opslagbatterij.

Op grond van art. 3 §2 van de overeenkomst heeft de dienst Juridische en bestuurszaken een voorstel van evaluatie van de uitvoering van de overeenkomst sinds 27 december 2016 opgesteld. Het College van Burgemeester en Schepenen heeft dit evaluatieverslag goedgekeurd op 17.03.2025 en stelde een aantal verfijningen van de concessieovereenkomst aan de concessiehouder voor.

De Gemeenteraad is bevoegd om te beslissen over de aanvraag tot verlenging van de overeenkomst en hieraan gekoppelde verfijning van de voorwaarden van de overeenkomst. Op basis van de evaluatie en het schattingsverslag en na akkoord door de concessiehouder worden bij de eenmalige verlenging van de overeenkomst een aantal voorwaarden verfijnd.

Concreet houdt dit het volgende in:

-  het vervangen van de lijst met indicatieve plaatsen van borden door een lijst van de effectieve bestaande locaties van de borden

- het beter definiëren van de voorwaarden inzake verplaatsing en herplaatsing van borden

- het contractueel beter verankeren/uitwerken van de verplichting van de concessiehouder inzake onderhoud en herstellingen van de borden

- het opnemen in de tekst van de overeenkomst van de door de concessiehouder voorgestelde investeringen t.b.v. 35.000 euro met welbepaalde uitvoeringstermijn

- het integreren van een jaarlijkse te indexeren concessievergoeding van 7.200 euro

- een kosteloze affichering op 15 zijden met een maximum van 18 beurten van 20 dagen per jaar voor de Stad/OCMW en haar satellieten (AG, EVA's en Haven NV van publiek recht).

De voormelde wijzigingen en verfijningen werden vervat in het bijgevoegde ontwerp van addendum 1.

Concessie van openbare dienst inzake aankondigingsborden van 27.12.2016, art. 3 §2