Aanleiding en context
1. Aanleiding: De Kroon op het Filmjaar
Het Gala van de Ensors is uitgegroeid tot het meest prestigieuze evenement binnen de Vlaamse audiovisuele sector. Na de succesvolle groei van de afgelopen jaren is de noodzaak ontstaan om dit evenement niet louter als een prijsuitreiking te zien, maar als een integraal onderdeel van het stedelijk cultuurbeleid.
Met de verschuiving naar een breder platform (inclusief fictieseries en documentaires) is de impact van de Ensors op het grote publiek en de media-aandacht exponentieel toegenomen. Dit biedt onze stad de unieke kans om zich te profileren als de filmstad bij uitstek.
2. Contextuele Inkadering
De organisatie van het Gala dient binnen drie strategische pijlers te worden bekeken:
Culturele Uitstraling: Door de top van de Belgische film- en televisiewereld te faciliteren, verankeren we artistiek talent aan onze stad. Het is een erkenning van het vakmanschap en stimuleert lokale creatieve ecosystemen.
Stadsmarketing & Visibiliteit: De nationale mediadekkking (live-uitzendingen, persmomenten en rode loper) genereert een mediawaarde die de directe investering ruimschoots overstijgt. Het versterkt het merk van de stad als een bruisende, hippe en kwalitatieve bestemming.
Economische Impact: De organisatie trekt honderden professionals, journalisten en binnenlandse toeristen aan. Dit vertaalt zich direct in hotelovernachtingen, horeca-inkomsten en opdrachten voor lokale toeleveranciers (eventbureaus, catering, techniek).
3. Strategische Positionering
In een competitief landschap van steden die strijden om grote evenementen, is het behouden en versterken van de Ensors een defensieve én offensieve zet:
Defensief: Het voorkomen dat dit prestigieuze ankerpunt naar een andere centrumstad verhuist.
Offensief: De Ensors inzetten als vliegwiel voor het volledige Filmfestival, waardoor de stad een jaarronde reputatie opbouwt op het vlak van beeldcultuur.
Argumentatie
Naast de culturele en economische meerwaarde, is de organisatie van het Gala dit jaar gestoeld op een verhoogd niveau van operationele professionalisering. Gezien de omvang van het evenement en de specifieke eisen van de locatie (de venue), is er een integraal Intern Noodplan (INP) uitgewerkt.
Focus op Veiligheid en Compliance
De keuze voor de huidige venue brengt logistieke uitdagingen met zich mee. Om te voldoen aan de strengste normen en de veiligheid van de gasten, crew en omwonenden te garanderen, zijn de volgende stappen ondernomen:
Volledig Intern Noodplan: Er is een specifiek noodplan opgesteld in nauw overleg met de lokale veiligheidsdiensten (politie, brandweer en medische hulpverlening). Dit plan dekt scenario’s af variërend van brandbeveiliging en evacuatie tot crowdmanagement bij de rode loper.
Venue-optimalisatie: De locatie is technisch gescreend en aangepast om te voldoen aan alle vigerende veiligheidseisen. Dit omvat onder meer het vrijmaken en uittekenen van extra evacuatiewegen en looplijnen, en het waarborgen van de structurele integriteit bij zware technische belasting (licht- en geluidsinstallaties).
Crowd Control & -beveiliging: Gezien de aanwezigheid van nationale prominenten is er een gedetailleerd protocol opgesteld voor de scheiding van publieksstromen en de beveiliging van de "backstage" en rode loper-zones, zonder de toegankelijkheid van het evenement te hypothekeren.
Professionaliteit als Maatstaf
Door deze grondige voorbereiding kan het College met vertrouwen naar buiten treden. Het dossier bewijst dat de organisatie van een evenement met deze nationale uitstraling hand in hand gaat met een onberispelijke zorgplicht. De stad faciliteert hier niet enkel een feest, maar zet de standaard voor veiligheidsbeheer bij grootschalige publieksevenementen.
Adviezen
Openbaar domein
Gunstig advies
Gunstig mits wordt voldaan aan onderstaande voorwaarden.
Het openbaar domein moet steeds achtergelaten worden in de oorspronkelijke staat.
Verlichtingspalen, laadpalen, vaste signalisatie, etc. mogen niet gebruikt worden als verankeringspunten voor tenten, kramen, blokhutten, etc.
Bewegwijzering, borden, bekabeling, spanbandjes, etc. mogen bevestigd worden aan verlichtingspalen, laadpalen, vaste signalisatie, etc. Deze moet na het evenement door de organisatie verwijderd worden.
Bestickering van het openbaar domein is niet toegelaten.
De organisator is verantwoordelijk voor het opruimen van alle afval die tijdens de opbouw, duur en afbouw van het evenement werd achtergelaten op het openbaar domein. De organisator zal ten laste gesteld worden als, na het evenement, het openbaar domein moet opgeruimd worden door beambten van de stad.
De organisator moet steeds maatregelen nemen om het openbaar domein te beschermen tegen schade tijdens de opbouw, duur en afbouw van het evenement.
De organisator van het evenement zal verantwoordelijk gesteld worden als er schade wordt vastgesteld. Dit gaat over schade aan de bestrating ten gevolge van het evenement, schade aan bomen, vegetaties, beplantingen & gazons ten gevolge van het evenement. De schade aan bomen wordt daarbij bepaald via de uniforme boomwaardebepaling van de VVOG.
Dienst Evenementen
Gunstig advies
Afgestemd met de noodplanningsambtenaar. Er zou een goed noodplan beschikbaar zijn. Gelieve het plan toe te voegen aan de bijlagen.
Politie VUIO
Gunstig advies
Advies Gala van de Ensors
Dienst coördinatie - Lokale Politie
Gunstig advies
Advies Gala van de Ensors
Dienst Vergunningen
Gunstig advies
Onder voorbehoud van een gunstig advies van diverse diensten, is er principieel geen bezwaar.
De volgende voorwaarden moeten strikt worden nageleefd:
- de openbare orde mag niet worden verstoord;
- de openbare reinheid moet worden gerespecteerd.
De organisatoren zijn altijd aansprakelijk voor de schade en de ongevallen die kunnen voortvloeien uit hun bezetting van het openbaar domein.
Bezettingen op het openbaar domein moeten ingegeven worden in Eagle (incl. parkeerverbod) om problemen te vermijden voor de bouwwerven en verhuizingen.
Dienst omgevingsvergunningen - Lokale Politie
Gunstig advies
Bestuurszaken
Gunstig advies
Gunstig mits voldaan wordt aan volgende voorwaarden:
De organisator dient als een goede en zorgvuldige huisvader alle redelijke voorzorgsmaatregelen te nemen om de veiligheid in het kader van het evenement te verzekeren.
Op het grondgebied van de stad Oostende zijn stedelijke en politieverordeningen van toepassing. Hierbij de link naar de website met de verordeningen: http://www.oostende.be/verordeningen
LOCATIE VAN HET EVENEMENT
Er mag geen schade worden berokkend aan het openbaar domein. Voor eventuele schade en ongevallen zijn de organisatoren alleen verantwoordelijk. Zij moeten de Stad vrijwaren voor alle veroordelingen die tegen haar of hem kunnen worden uitgesproken als beheerder van het openbaar domein.
Tijdens filmopnames moet er rekening worden gehouden met de bepalingen van de GDPR-wetgeving.
BEZETTING VAN HET OPENBAAR DOMEIN
Conform de stedelijke Verordening op het privatief bezetten van het openbaar domein zoals het plaatsen van terrassen, tenten, podia, standjes, reclameborden, reclameconstructies, aankondigingsborden, wegwijzers, spandoeken, vlaggen, ballonconstructies, sampling, … kan u voor specifiek advies terecht bij de dienst Vergunningen.
Voor informatie en/of advies in verband met eventuele belastingsvrijstelling kan u terecht bij de dienst Belastingen.
GROENZONES
Voor het gebruik van vijvergebieden en groenzones geldt de stedelijke Verordening betreffende de groenzones.
GELUIDSHINDER
Gelieve rekening te willen houden met de wetgeving inzake "de billijke vergoeding" wanneer in het kader van voormeld evenement vooraf opgenomen muziek wordt gespeeld in een voor het publiek toegankelijke plaats. De billijke vergoeding is een vergoeding die naast de factuur van SABAM moet worden betaald door zowel de openbare als de particuliere sector. Er is aangifteplicht voor de organisator voor eenmalige of tijdelijke activiteiten. In bijlage een aanvraagformulier.
Indien er een microreportage zou plaatsvinden moet de dossierbeheerder een Burgemeestersbesluit opstellen waarbij precaire toestemming wordt verleend om belastingsvrij een microreportage te verzorgen. De uitzendingen mogen slechts matig worden versterkt. Alle instructies gegeven door de Lokale Politie of door andere stedelijke diensten moeten onverwijld worden gevolgd. Er mag geen reclame worden omgeroepen.
De Politieverordeningen betreffende:
- installaties die geluidshinder veroorzaken
- het nachtlawaai en het gebruik van luidsprekers
zijn hier van toepassing.
STADSLOGO
De stad Oostende deponeerde het nieuwe stadslogo onmiddellijk na de ingebruikneming ervan in 2016 bij een merkenbureau. Dit betekent dat het nieuwe logo ten volle is beschermd, wat iedere toepassing ervan door eender wie onmogelijk maakt, tenzij mits voorafgaande, uitdrukkelijke toestemming. Noch als precieze kopie, noch in aangepaste vorm kan er dus gebruik van worden gemaakt. Het nieuwe stadslogo is beschermd precies om te vermijden dat er ooit een verwarring mogelijk zou zijn. Dit geldt eveneens voor het oude stadslogo als voor het wapenschild van de stad Oostende.
Iedere brief of document waarop het stadslogo prijkt, moet en kan per definitie alleen van de Stad zijn. Dit geldt ook voor het wagenpark, materiaal, vlaggen, gadgets, drukwerk, flyers enz.. Het College van Burgemeester en Schepenen beslist of er een vergunning wordt verleend.